GBS Arbeitsschutz GmbHDie GBS Arbeitsschutz GmbH ist ein etabliertes Dienstleistungsunternehmen in den Bereichen Arbeitssicherheit, Brandschutz, brandschutztechnische Wartung und Arbeitsmedizin.Du arbeitest strukturiert, denkst aktiv mit und übernimmst Verantwortung, um die Geschäftsführung im Alltag effektiv zu entlasten? In dieser Rolle bist Du die enge rechte Hand des Geschäftsführers, filterst Informationen vor, koordinierst Termine, priorisierst Aufgaben und sorgst dafür, dass Abläufe zuverlässig organisiert werden. Das bieten wirEinen sicheren, langfristigen Arbeitsplatz in Teilzeit (ca. 30 Stunden/Woche)Flexible Arbeitszeitgestaltung mit einem hybriden Arbeitsmodell: 3–4 feste Tage pro Woche im Büro, übrige Zeit im Homeoffice (nach der Einarbeitungsphase)30 Tage UrlaubEine enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit kurzen Abstimmungswegen direkt mit dem GeschäftsführerModerne Arbeitsmittel sowie Offenheit für digitale und KI-gestützte ArbeitsweisenBetriebliche AltersvorsorgeSchulungen und Weiterbildungen für Deine persönliche und fachliche WeiterentwicklungEin starkes, respektvolles Team mit regelmäßigem Austausch, gemeinsamen Events und echtem ZusammengehörigkeitsgefühlDie Verantwortlichkeiten umfassenKernaufgaben:Persönliche Entlastung des Geschäftsführers im operativen Tagesgeschäft: Vorfiltern von Informationen, Priorisieren von Aufgaben und proaktives MitdenkenInbox-Management: Vorsortieren, Priorisieren und Bearbeiten von E-MailsTermin- und Kalendermanagement inklusive Planung und Koordination aller TermineProjektunterstützung: Nachverfolgung von Aufgaben, Deadlines und MaßnahmenKommunikation & Textarbeit: Erstellung von E-Mail-Entwürfen, Vorbereitung von Informationen, Recherchen und EntscheidungsvorlagenErweiterte Aufgabenbereiche: Unterstützung im Kundenkontakt (z. B. Rückfragen, Follow-ups, Erstansprachen nach Einarbeitung)Vorselektion von Bewerbungen und Koordination von GesprächenVorbereitung von Dokumenten und Unterlagen (Entwürfe, keine Finalfreigabe)Unterstützung bei administrativen Aufgaben (z. B. CRM-Pflege, Dokumentation, Personalunterlagen)Abstimmung mit internen Ansprechpartnern im UnternehmenDas wünschen wir unsErfahrung als Personal Assistant, Management Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Rolle mit enger Zusammenarbeit auf GeschäftsführungsebeneAbgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann (m/w/d) oder eine vergleichbare QualifikationHohes Maß an Diskretion, Loyalität und VerantwortungsbewusstseinKlare, professionelle Kommunikation in Wort und SchriftProaktive Arbeitsweise, schnelle Auffassungsgabe und gutes Priorisierungs- sowie OrganisationsvermögenSicherer Umgang mit MS Office 365, insbesondere Outlook und TeamsBereitschaft, sich zügig in interne Systeme, Prozesse und Abläufe einzuarbeitenInteresse an modernen Arbeitsmethoden sowie digitalen und KI-gestützten Tools, z. B. ChatGPTDie Bewerbung an unsDu möchtest die Geschäftsführung im Tagesgeschäft entlasten und eine zentrale Rolle in unserem Unternehmen übernehmen? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung.Sende uns Deine Unterlagen und werde Teil unseres Teams!