Ihr Verantwortungsbereich
Allgemeine Sekretariatstätigkeiten
* Sie organisieren das Chefarztsekretariat eigenständig und kollegial
* Sie übernehmen Schreibtätigkeiten
* Sie sind Ansprechpartnerin für die organisatorischen Belange der Klinikmitarbeiter
* Sie planen und koordinieren Termine der Ambulanz und Privatambulanz
* Sie bearbeiten die allgemeine Korrespondenz sowie den Posteingang und Postausgang
* Sie übernehmen die elektronische Dienstplan- und Urlaubsplangestaltung
* Sie planen und organisieren Veranstaltungen
* Sie organisieren Dienstreisen
* Sie erstellen Präsentationen, Statistiken und Berichte
Administrative Aufgaben
* Koordination des Vertretungsteams und der Prozesse
* Koordination und Kontrolle der Urlaubsplanung des Vertretungsteams und der Chefarztsekretariate
* Einteilung der Mitarbeiter zur Krankheits- und Urlaubsvertretung
* Sie nehmen an Dienstberatungen teil
* Führen von Mitarbeitergesprächen
* Ansprechpartner der Chefärzte und Chefarztsekretariate
* Einarbeitung neuer Mitarbeiter
* Klärung von prozessorganisatorischen Sachverhalten
Vertretung der Sekretariate des Vorstandsvorsitzenden und der Wissenschaftlichen Vorständin
* Vollumfängliche Vertretung des Sekretariats der Geschäftsführung
* Ansprechpartner für andere Sekretariate, Stabstellen (QM, Presse, MWFK)
* Beschaffungsanträge für Arbeitsplatzausstattung bei Neueinstellung im Vorstandsbereich, Unterstützung des Ankommens neuer Mitarbeitender im Vorstandsbereich
Ihr Profil
* Sie besitzen mind. eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation (oder andere einschlägige dreijährige Berufsausbildung), bevorzugt einen erweiterten Abschluss
* Berufserfahrung in der Leitung eines Sekretariates ist von Vorteil, jedoch keine Bedingung
* Sie verfügen über sehr gute MS Office-Kenntnisse, einen sicheren Umgang mit der deutschen Rechtschreibung und der medizinischen Nomenklatur sowie Grundkenntnisse in Englisch
* Sie haben sehr gute Umgangsformen und treten sensibel und fachkundig im Umgang mit Patienten und Mitarbeitern auf
* Sie besitzen eine selbstständige, ergebnisorientierte Arbeitsweise und Durchsetzungsvermögen sowie analytisch-konzeptionelles Denkvermögen und eine sichere Urteilskraft
* Sie arbeiten zuverlässig und vertrauenswürdig
* Sie sind bereit, sich kontinuierlich fort- und weiterzubilden
* Sie sind offen für Veränderungsprozesse und unterstützen diese aktiv
* Sie arbeiten gern in einem diversen und internationalen Team
Das bieten wir Ihnen
* Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in Vollzeitbeschäftigung
* Umfassende Entwicklungschancen durch vielfältige Weiterbildungsmaßnahmen und Karriereplanung sowie der kostenfreien Nutzung des Wissenskompetenzzentrums an der MUL – CT
* Vereinbarkeit von Beruf & Familie durch moderne digitale Arbeitsplätze sowie mobiles Arbeiten, familienfreundliche Arbeitszeitenregelung und flexible Arbeitszeitmodelle sowie Unterstützung bei der Unterbringung in einer betriebsnahen Kindertagesstätte
* Ein Entgelt nach TV-MUL
* 30 Tage Urlaub
* Attraktive Zusatzleistungen, eine krankenhauseigene Cafeteria für Mitarbeitende, Zugang zu Corporate Benefits und zur hauseigenen Apotheke mit attraktiven Rabatten sowie betriebliche Altersvorsorge
* Ein ausgeprägtes Betriebliches Gesundheitsmanagement mit vielen Angeboten und Maßnahmen zur Betrieblichen Gesundheitsförderung
* Mitarbeiterveranstaltungen
*Alle personenbezogenen Formulierungen in dieser Stellenanzeige sind geschlechtsneutral zu betrachten.