Aufgaben Organisieren und koordinieren des täglichen Office-Betriebs in unserem neuen Büro in Karlsruhe Strukturieren und optimieren von administrativen Prozessen Vor- und Nachbereiten von Meetings, Reisen und Veranstaltungen Rechnungsbearbeitung Administrative und koordinative Unterstützung des Abteilungsleiters Koordinieren von Dienstleistern, Lieferanten und Partnern Überwachen von Terminen, Fristen und Aufgaben Verwalten von Bürobedarf und interner Infrastruktur Profil Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Abschluss Berufserfahrung im Office Management, Assistenz oder in vergleichbarer Rolle Kenntnisse in den gängigen MS-Office Produkten Für diese Tätigkeit wird eine hohe Büropräsenz vorausgesetzt Eigenverantwortliche, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise Organisationsgeschick, Diskretion und Kommunikationsstärke Loyalität gegenüber dem Team und Zusammenarbeit Schnelle Auffassungsgabe und hohe Motivation Benefits Familiäres und teamorientiertes Unternehmensumfeld Regelmäßige Teamevents mit viel Spaß (Firmenläufe, Benefizturniere, Weihnachtsfeiern, spontane Grill-Sessions) New Work – Einzelbüro, Großraumfläche oder auf den gemütlichen Büromöbeln Moderne und ergonomische Arbeitsplätze (höhenverstellbare Tische, hochwertige Stühle, Telefonkabinen, NoiseCancelling-Kopfhörer) Flexible Arbeitszeiten und Arbeitsorte – hybrid, Vollzeit (40h/Woche) Zu deinem Geburtstag schenken wir dir einen freien Tag, ebenso wenn du ein Ehrenamt ausübst Überdurchschnittliches und faires Gehaltsgefüge Jobrad kostengünstig über den Arbeitgeber leasen - Zuzahlung durch den Arbeitgeber Hansefit – wir unterstützen deine sportlichen Aktivitäten Salfy: 50€ monatlich als Mitarbeiterbenefit für Nahverkehrsticket, Mittagessen, Internetrechnung uvm. Großartige Mitarbeiterrabatte bei vielen Premiummarken Betriebliche Altersvorsorge (60 Euro durch Arbeitgeber) Unsere Unternehmensphilosophie verbindet Zufriedenheit mit Deiner Arbeit Innovationen im Unternehmen und Fortbildungen für Dich – bspw. in unserer GFK Akademie Über uns Wir sind Ingenieure, die verbinden – Menschen, Gewerke, Bereiche, Disziplinen – schnell, anpassungsfähig und kompetent. Dabei haben wir uns auf Eisenbahninfrastrukturprojekte, erneuerbare Energien und den Hochbau spezialisiert und hinterlassen durch hohe Qualität, Termin- und Kostenoptimierung einen bleibenden Eindruck. Was wir nicht können? Stehen bleiben. Wir sind ständig auf der Suche nach klugen Köpfen und motivierten Teamplayern, die uns in den Bereichen Projektleitung, Projektsteuerung, Vertrags- und Nachtragsmanagement, Bauüberwachung, Abnahmeprüfung, Agiles Projektmanagement, Lean Management und der BIM-Koordination unterstützen. Als Ingenieurin oder Ingenieur oder aber auch als Quereinsteiger findest du deinen Platz bei uns.