Bei unserer Einrichtung suchen wir eine erfahrenen Sekretärin / Assistentin.
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Leitung des Sekretariats der Institutsleiterin und ihres wissenschaftlichen Teams verantwortlich. Die Tätigkeit umfasst:
* schriftliche und elektronische Korrespondenz, Terminkoordination und Organisation von Sitzungen, Veranstaltungen, Tagungen, Konferenzen und Reisen
* Bearbeitung von Forschungsprojekten, von der Angebotserstellung bis zur Abrechnung
* Abwicklung technisch-administrativer Aufgaben für den Lehrstuhl für Innovations- und TechnologieManagement (iTM) am Karlsruher Institut für Technologie KIT, u.a. Personalangelegenheiten, Buchhaltung und Rechnungsstellung
Aufgabengebiet:
Organisation
• Schriftliche und elektronische Korrespondenz: Antworten auf E-Mails, Anrufe, Besprechungen usw.
• Terminorganisation: Planen von Termine für Meetings, Präsentationen und andere Veranstaltungen
• Verwaltung von Informationen: Pflege von Dokumenten, Dateien und sonstigen Informationen
Beratung und Support
• Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter bei der Bearbeitung von Forschungsprojekten
• Beratung bei Fragen zu Inhalten, Prozessen und Organisationsstrukturen
• Aktive Kommunikation mit Kollegen, Vorgesetzten und externen Partnern
Servicemanagement
• Betreuung von studentischen Hilfskräften und Lehrstuhlmitarbeitenden
• Organisation von internen und externen Meetings, Workshops und Seminaren
• Wartung und Pflege von Geräten, Software und Infrastruktur
Kompetenzprofile
Wir erwarten:
1. Eine kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung bzw. eine vergleichbare Qualifikation
2. Erfahrung im Sekretariats- und Assistenzbereich auf Leitungsebene
3. Gutes Organisationsgeschick, Kommunikationsfähigkeiten und Teamfähigkeiten
4. Fähigkeit, komplexe Aufgaben zu bewältigen und sich an neue Herausforderungen anzupassen
5. Fähigkeit, proaktiv zu handeln und selbstständig Entscheidungen zu treffen
6. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
7. Kenntnisse in MS Office-Anwendungen und SAP-Sysstemen
Cooperationspartner
Wir sehen uns als Teil eines Netzwerks von Kooperationspartnern und engagieren uns für die Entwicklung von Innovationen und Technologien, die unsere Gesellschaft gestalten und unseren Zukunft vorantreiben.
Für diese Position suchen wir Menschen, die leben Mitarbeit in einem dynamischen Team, die einen eigenen Ansatz haben wollen und bereit sind, sich neuen Herausforderungen zu stellen. Sie arbeiten sicher und professionell und haben ein gutes Händchen für das