Persönliche referentin des gesellschafters / family office managerin (m/w/d) beteiligungsmanagement | immobilien | private vermögensverwaltung

Für unseren Gesellschafter suchen wir eine außergewöhnlich gut organisierte, unternehmerisch denkende Persönlichkeit, die Freude daran hat, Verantwortung zu übernehmen und komplexe Themen eigenständig zu steuern.

Der Gesellschafter hält verschiedene Beteiligungen in den Bereichen Medien, Immobilien und Classic Cars. Die Unternehmen sind operativ weitgehend eigenständig aufgestellt. Im Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit steht daher nicht das operative Tagesgeschäft, sondern die kaufmännische Steuerung, Organisation und Koordination der Beteiligungen sowie die professionelle Unterstützung des Gesellschafters in geschäftlichen und privaten Angelegenheiten.

Sie werden zur zentralen Vertrauensperson und organisatorischen Schaltstelle des Gesellschafters. Mit Ihrem Überblick, Ihrer Verlässlichkeit und Ihrem Organisationsgeschick sorgen Sie dafür, dass geschäftliche und private Themen professionell gesteuert, Entscheidungen vorbereitet und Projekte erfolgreich umgesetzt werden.

Beteiligungsmanagement & kaufmännische Steuerung

• Kaufmännische Begleitung und organisatorische Betreuung mehrerer Beteiligungsgesellschaften
• Erstellung von Auswertungen, Übersichten und Entscheidungsvorlagen für den Gesellschafter
• Enge Zusammenarbeit mit Steuerberatern, Banken, Versicherungen und weiteren externen Partnern
• Überwachung von Fristen, Verträgen, Genehmigungen und gesellschaftsrechtlichen Themen
• Aufbereitung von Unterlagen für Buchhaltung, Jahresabschlüsse und Steuerberatung
• Vorbereitung von Gehaltsübersichten und Personalunterlagen für die externe Lohnabrechnung
• Unterstützung bei Finanzierungs-, Liquiditäts- und Bankthemen
• Koordination und Nachverfolgung strategischer Projekte über mehrere Gesellschaften hinweg

Immobilienmanagement

• Mitwirkung bei der Verwaltung und Weiterentwicklung des Immobilienbestands
• Koordination von Hausverwaltungen, Handwerkern und Dienstleistern
• Überwachung von Mietverträgen, Versicherungen, Instandhaltungsmaßnahmen und Nebenkostenthemen
• Erstellung von Reportings, Übersichten und Entscheidungsvorlagen

Family Office & persönliche Organisation

• Organisation von Geschäfts- und Privatreisen
• Professionelle Termin-, Kalender- und Wiedervorlagensteuerung
• Betreuung und Verwaltung privater Immobilien
• Organisation und Koordination des privaten Fuhrparks sowie weiterer Vermögenswerte (u. a. Fahrzeuge und Boote)
• Steuerung externer Dienstleister und privater Projekte
• Eigenständige Übernahme organisatorischer und administrativer Aufgaben des täglichen Lebens

Kurz gesagt: Sie halten dem Gesellschafter den Rücken frei, schaffen Struktur, behalten den Überblick und sorgen dafür, dass geschäftliche wie private Themen zuverlässig umgesetzt werden.

• Mehrjährige Berufserfahrung als Persönliche Referentin, Executive Assistant, Family Office Managerin, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Vertrauensposition
• Ausgeprägtes kaufmännisches Verständnis und unternehmerisches Denken
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Dinge erfolgreich zum Abschluss zu bringen
• Erfahrung im Umgang mit Steuerberatern, Banken, Versicherungen und externen Dienstleistern
• Idealerweise Kenntnisse im Immobilienmanagement oder in der Immobilienverwaltung
• Hohe Eigeninitiative sowie die Fähigkeit, Themen selbstständig voranzutreiben
• Strukturierte, pragmatische und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, Loyalität und absolute Diskretion

• Eine außergewöhnliche Vertrauensposition mit direkter Zusammenarbeit auf Gesellschafterebene
• Ein vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabenfeld zwischen Beteiligungsmanagement, Immobilien und Family Office
• Große Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege
• Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und Verantwortung zu übernehmen
• Flexible Arbeitszeiten und ein hoher Homeoffice-Anteil
• Moderne hybride Arbeitsweise mit Präsenz in Bad Honnef und Köln
• Langfristige Perspektive in einem stabilen und erfolgreichen Unternehmensumfeld
• Attraktive Vergütung, entsprechend Ihrer Erfahrung und Verantwortungsübernahme
• Eine Position, die weit über die klassische Assistenz hinausgeht

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