Du sorgst für Struktur, Priorität und Klarheit im anspruchsvollen Arbeitsalltag der Geschäftsführung. Koordination von Kalendern und Terminen, Planung und Organisation von Geschäftsreisen sowie größeren internen Veranstaltungen inklusive Abrechnung Organisation von Meetings, einschließlich der Erstellung von Agenden, Präsentationen, Berichten und Entscheidungsunterlagen Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags im Rahmen des Office Managements sowie Koordination und Steuerung externer Dienstleister (z. B. IT, Hausmeisterservice, Reinigung, Catering) Prüfung und Bearbeitung von Bestellungen, Rechnungen und Reisekostenabrechnungen, inklusive Budgetüberwachung, Kostenkontrolle und Erkennen von Unstimmigkeiten Professioneller Empfang und Betreuung interner und externer Ansprechpartner, Geschäftspartner und Gäste mit hoher Serviceorientierung Unterstützung bei sonstigen operativen, organisatorischen und administrativen Themen Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer Hintergrund, z. B. im Bereich Assistenz, Office Management, Büromanagement oder Verwaltung Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz‑, Sekretariats‑ oder Executive‑Assistant‑Rolle, idealerweise in direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung oder dem Management Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, eine strukturierte Arbeitsweise sowie ein ausgeprägtes Zeit‑ und Prioritätenmanagement Hohe Zahlenaffinität und Erfahrung im Umgang mit Rechnungsprüfung, Abrechnungen, Budgetkontrolle oder kaufmännischen Prozessen Sicherer Umgang mit den gängigen MS‑Office‑Anwendungen (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint); Erfahrung mit digitalen Tools oder ERP‑Systemen von Vorteil Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Aktienprogramm (VINCI): Am Unternehmenserfolg beteiligt Kostenlose Lernunterstützung für Mitarbeitendenkinder: Nachhilfe ab der 5. Klasse per Video und Chat Eigene Academy: Klare fachliche und persönliche Entwicklung Mitarbeitendenempfehlung: Bis zu 3.000 € Prämie für erfolgreiche Empfehlungen Firmenfitnessprogramm: Für nur 20 Euro im Monat erhältst Du eine flexibel monatlich kündbare Mitgliedschaft mit Zugang zu Fitnessstudios, Schwimmbädern und weiteren Sport- sowie Online-Fitnessangeboten Noch mehr Gründe für uns: Bikeleasing | Krankenzusatzversicherung | Kinderbetreuungszuschuss | Sonderzahlungen | Mentale Gesundheitsangebote | Mitarbeiterrabatte | Welcome Day & Expertennetzwerk | Betriebliche Altersvorsorge | Firmenevents | Kostenloses Obst & Getränke Actemium ist die Industriemarke von VINCI Energies. Wir planen, bauen und betreiben industrielle Anlagen und halten die Produktion am Laufen. Als Teil eines internationalen Netzwerks arbeiten wir in eigenständigen Gesellschaften mit kurzen Entscheidungswegen – dort, wo das Know-how sitzt. Unsere Werte: Vertrauen, Eigenständigkeit, Solidarität, Unternehmergeist und Verantwortung. Wir stehen für Vielfalt und echte Chancengleichheit - jede Bewerbung ist willkommen. Du bist dran. It’s time to act.