Das Helmholtz-Institut Mainz (HIM) ist ein physikalisches Forschungsinstitut, das sich mit der Struktur, Symmetrie und Stabilität von Materie und Antimaterie beschäftigt. Es ist eine institutionelle Kooperation der Johannes-Gutenberg-Universität Mainz und des GSI Helmholtzzentrums für Schwerionenforschung in Darmstadt. Das HIM verknüpft die akademische Welt einer Universität mit den wissenschaftlichen Möglichkeiten eines international renommierten Großbeschleunigerzentrums für Ionen. Derzeit wird in Darmstadt die internationale Beschleunigeranlage FAIR (Facility for Antiproton and Ion Research), eines der größten Forschungsprojekte weltweit, gebaut.
Für den Bereich Administration am Standort Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Teamassistenz für den Bereich Einkauf
Kennziffer 25.86-4301
Ihre Aufgaben:
1. Eigenständige Organisation und Abwicklung des Bestellwesens am Helmholtz-Institut Mainz. Vorbereitende und koordinierende Bearbeitung von Sachverhalten im Bereich Einkauf, inkl. der Unterstützung aller wissenschaftlichen Sektionen bei der sachgerechten Verwendung der Finanzmittel in allen Belangen bei Beschaffungen für Forschungsvorhaben am Helmholtz-Institut Mainz: Einholen von Angeboten und Anlegen von Bestellanforderungen für die jeweiligen FachbereicheBestellüberwachung und Kontrolle des Wareneingangs inklusive RechnungsfreigabeÜberwachung und Pflege des InventarwesensUnterstützung bei Versand- und ZollabwicklungÜberwachung der laufenden Rahmenverträge mit den jeweiligen DienstleisternSchnittstelle zum Bereich Finanzwesen im Rahmen der JahresabschlussprüfungArchivierung von Dokumenten (Ablagesystem Digital / Papier)
2. Klassische Sekretariatsaufgaben (Publikumsverkehr, Korrespondenz, Terminplanung, Unterstützung bei Veranstaltungen, etc.) sowie Abwesenheitsvertretung innerhalb des Bereiches
Ihr Profil:
3. Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
4. Berufserfahrung im Einkauf sowie Kenntnisse des Beschaffungswesens im öffentlichen Dienst sind von Vorteil
5. Berufserfahrung im Sekretariat oder als Teamassistenz ist wünschenswert
6. Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise im Team
7. Professionelles und serviceorientiertes Auftreten in einem internationalen, wissenschaftlichen Umfeld
8. Sichere Beherrschung von allen MS-Office-Anwendungen und Bereitschaft zur selbstständigen Einarbeitung in weitere Softwarelösungen
9. Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationskompetenz in deutscher Sprache und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Wir bieten einen vielseitigen und interessanten Arbeitsplatz in einem dynamischen und gut ausgestatteten Forschungsumfeld. Die Stelle ist grundsätzlich auch in Teilzeit möglich.
Die Stelle ist unbefristet. Das Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag TVöD (Bund).
GSI fördert die berufliche Entwicklung von Frauen und begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.
Schwerbehinderte erhalten bei gleicher Qualifikation den Vorzug.