Das Helmholtz-Institut Mainz (HIM) ist ein physikalisches Forschungsinstitut, das sich mit der Struktur, Symmetrie und Stabilität von Materie und Antimaterie beschäftigt. Es ist eine institutionelle Kooperation der Johannes Gutenberg-Universität Mainz und des GSI Helmholtzzentrums für Schwerionenforschung in Darmstadt. Das HIM verknüpft die akademische Welt einer Universität mit den wissenschaftlichen Möglichkeiten eines international renommierten Großbeschleunigerzentrums für Ionen. In den nächsten Jahren wird in Darmstadt die internationale Beschleunigeranlage FAIR (Facility for Antiproton and Ion Research), eines der größten Forschungsprojekte weltweit, gebaut.
Für den Bereich Administration am Standort Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Teamassistenz (d/m/w) in Teilzeit 50%
Kennziffer 26.70-4300
Ihre Aufgaben:
1. Selbständige Organisation des Sekretariatsablaufs, Terminplanung, Koordination von Besprechungen und internen sowie externen Kommunikationsprozessen.
2. Begleitung und Abwicklung von Personalprozessen.
3. Sprachlich präzise und sachgerechte Übertragung in die jeweils andere Sprache (deutsch/englisch).
4. Erstellung, Pflege und Ablage von Dokumenten, Protokollen und Korrespondenzen.
5. Übersetzung von fachbezogenen Dokumenten, Schriftstücken und Korrespondenzen mit physikalisch-technischem Hintergrund.
6. Erstellen und Bearbeiten von Schriftstücken unter Verwendung fachsprachlicher Terminologie.
7. Bearbeitung vertraulicher Unterlagen und Aktenführung.
8. Überwachung und Meldung von Urlaubs- und Krankheitszeiten innerhalb der Sektionen.
9. Pflege der entsprechenden Nachweise und Meldungen an die zuständigen Stellen.
Ihr Profil:
10. Ausbildung im kaufmännischen oder administrativen Bereich
11. Berufserfahrung im Sekretariat oder als Teamassistenz (wünschenswert)
12. Kenntnisse von Hochschulstrukturen und Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation (von Vorteil)
13. Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
14. Hohes Maß an Planungsfähigkeit und ausgeprägtes Organisationstalent
15. Professionelles und serviceorientiertes Auftreten in einem internationalen, wissenschaftlichen Umfeld
16. Sichere Beherrschung von allen MS-Office-Anwendungen und Bereitschaft zur selbstständigen Einarbeitung in weitere Softwarelösungen
17. Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationskompetenz in deutscher und englischer Sprache
Wir bieten einen vielseitigen und interessanten Arbeitsplatz in einem dynamischen und gut ausgestatteten Forschungsumfeld. Die Stelle ist unbefristet. Das Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag TVöD (Bund).