Für unser tarifgebundenes Kundenunternehmen im Raum Mannheim suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine freundliche und serviceorientierte Persönlichkeit als Empfangsassistenz in Teilzeit (m/w/d). Die Position ist im Rahmen einer Direktvermittlung zu besetzen und wird im Wechselschichtmodell ausgeübt. In dieser vielseitigen Rolle sind Sie erste Anlaufstelle für Besucher:innen und unterstützen gleichzeitig mehrere interne Bereiche im Tagesgeschäft.Klingt das spannend für Sie? Dann bewerben Sie sich noch heute!
Ihre Vorteile
1. Abwechslungsreiche Tätigkeit mit Schnittstellen zu vielen Unternehmensbereichen
2. Strukturierte Einarbeitung und angenehmes Arbeitsumfeld
3. Attraktive Rahmenbedingungen und langfristige Perspektive
4. Wochenarbeitszeit: 30 Stunden
Ihre Aufgaben
5. Empfang und professionelle Betreuung von Besucher:innen, Kund:innen und externen Dienstleistern
6. Bedienung der Telefonzentrale sowie Koordination von Terminen und Ansprechpartnern
7. Sicherstellung eines gepflegten und repräsentativen Empfangsbereichs
8. Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Bestellung und Verwaltung von Büromaterial
9. Organisation, Buchung und Vorbereitung von Besprechungs-, Seminar- und Schulungsräumen
10. Pflege der Raumbelegungspläne und Abstimmung mit externen Dienstleistern (z. B. Catering, Technik)
11. Unterstützung bei der Organisation von Meetings, Workshops und Schulungen
12. Administrative Unterstützung im Personalbereich, insbesondere bei der Terminplanung des Werksarztes
13. Pflege von Unterlagen und Stammdaten sowie Mitwirkung am betrieblichen Vorschlagswesen
Ihr Profil
14. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Bereich Büromanagement, Hotelfach oder Verwaltung, oder vergleichbare Qualifikation
15. Idealerweise erste Erfahrung am Empfang, im Office Management oder in einer Assistenzfunktion
16. Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen
17. Gute Englisch wünschenswert
18. Verantwortungsbewusster und diskreter Umgang mit sensiblen und personenbezogenen Daten
19. Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie Organisationsgeschick
20. Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
21. Teamgeist und Bereitschaft, verschiedene Fachbereiche aktiv zu unterstützen
22. Freundliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten