Ihre Aufgaben
* Erledigung des internen und externen Schriftverkehrs in deutscher und englischer Sprache (z.B. Schreiben von Kundenbriefen)
* Erledigung des Telefonverkehrs in Deutsch und Englisch
* Planung und Organisation von Besprechungen, Tagungen, Konferenzen und Geschäftsreisen für die Programmleitung und das Team
* Unterstützung des Programms - auch fachlich - bei dessen Aufgaben, z.B. Aktualisierung des Vertrages nach sogenannten Variation Agreements oder Vorbereitung von Taufzeremonien
* Moderation von ausgewählten Meetings
* Reisebuchung und -abrechnung für die Programmleitung und das Team
* Erledigen der Ablage und Nachverfolgung von Action Items (mit Kunden und Team-intern)
* Erstellung, Pflege und Verwaltung von Präsentationsunterlagen (in Deutsch und Englisch)
* Durchführung von Recherchen (z.B. Kundenorganisation und weitere Stakeholder) und Aufbereitung dieser
* Erstellung von Entscheidungsvorlagen
* Empfang und Betreuung von Besuchern
* Pflegen und Aktualisierung von Datensammlungen
* Pflegen und Verwaltung der Personaldaten in SAP R/3
* allgemeine administrative Tätigkeiten
* Planung und Kontrolle des Bestandes an Büromaterial
* Zusammenarbeit mit Kunden und der Assistenz für die Bauaufsicht (und Vertretung dieser)
* Zusammenarbeit mit Dienstleistern (z.B. Dr. Tigges, Sixt, Hotels, etc.)
* Zusammenarbeit mit Behörden, Versicherungen, etc.
Ihr Profil
* mind. 3-jährige Ausbildung im kfm. Bereich z.B. Bürokaufmann (m/w/d) oder Isustriekaufmann (m/w/d) und berufsspezifische Weiterbildungen
* Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz im Projektmanagement wünschenswert
* Sehr gute allgemeine Office und SAP Kenntnisse, sowie sehr gute Kenntnisse intern angewandten IT Anwendungen (Bereich Office Management)
* gute bis sehr gute Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
* Wünschenswert sind Kenntnisse im Projektmanagement (z.B. IPMA)