Die HTWG Konstanz ist eine moderne Hochschule mit sechs Fakultäten, rund 4.500 Studierenden und mehreren hundert Mitarbeitenden auf einem lebendigen Campus direkt am Seerhein. Die Abteilung Gebäudemanagement gewährleistet mit 31 Kolleg*innen den ordnungsgemäßen und zuverlässigen Betrieb von Gebäuden und technischen Anlagen für Lehre, Forschung und Verwaltung.
Sie haben Lust, in einem Team Verantwortung für die vielseitigen Aufgaben im Bereich Arbeitssicherheit und Brandschutz einer namhaften und sinnstiftenden Institution zu übernehmen? Wir freuen uns über Ihre Unterstützung und bieten Ihnen einen Arbeitsplatz mit Perspektive in attraktiver Wasserlage im Konstanzer Stadtteil Paradies.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist in der Studentischen Abteilung folgende Position zu besetzen:
Sachgebietsleitung Studierendensekretariat (100 %) (m/w/d)
(Kennzahl 2-3493)
Die Beschäftigung ist zunächst auf drei Jahre befristet. Die Vergütung erfolgt je nach persönlicher Qualifikation bis TV-L E 12.
Sie leiten das Studierendensekretariat mit derzeit 6 Mitarbeiter*innen. Sie führen regelmäßig Teamsitzungen durch und entwickeln das Team und seine Mitglieder zukunftsorientiert weiter, koordinieren und verantworten das Tagesgeschäft und vertreten das Studierendensekretariat innerhalb der Hochschule. Sie koordinieren Prozesse, besprechen Vorgehensweisen und kommunizieren diese in der Hochschule. Dabei sind Sie insbesondere verantwortlich für:
* Sachgebietsleitung Studierendensekretariat (derzeit 6 Mitarbeiter*innen)
* Koordination und Organisation der Aufgabenverteilung im Team
* Verantwortliche Koordination der Bewerbungsverfahren sowie der Zulassungen für die Bachelor- und Masterstudiengänge
* Implementierung und Verwaltung neuer Hochschulzugangsmöglichkeiten in die Abteilung
* Implementierung der Weiterbildungsstudiengänge in die Abteilung
* Implementierung der Promovierenden in die Abteilung
* Verantwortliche, insbesondere inhaltlich prägende Mitarbeit bei der Betreuung von HISinOne APP und STU
* Selbstständige Bearbeitung von rechtlichen Fragen und Entscheidungen im Zuständigkeitsbereich des Studierendensekretariats
* Erstellung von Bescheiden (verwaltungs- u. prüfungsrechtliche Angelegenheiten)
* Semesterbeitragsverwaltung, Rückmeldung und Studiengebührenverwaltung
* Mitarbeit in der Sachbearbeitung für einzelne Studiengänge
* Mitarbeit bei Anpassungen von Satzungen und Ordnungen
* Mitarbeit im Prozessmanagement der Hochschule
* Mitarbeit bei der Weiterentwicklung des Arbeitsplatzes im Projekt E-Akte
* Einem abgeschlossenen Hochschulstudium der Verwaltungs- oder Rechtswissenschaften (B.A. oder M.A. Public Management, Staatsexamen, LL.B., LL.M.) oder vergleichbarem Abschluss
* Mehrjähriger Leitungserfahrung, bestenfalls erste Erfahrung in der Personalverantwortung
* Langjähriger einschlägiger Verwaltungserfahrung, im Optimalfall im Hochschulbereich, oder Berufserfahrung im verwaltungsnahen Umfeld
* Fundierten Kenntnissen der Studien- und Prüfungsordnungen sowie der relevanten rechtlichen Grundlagen
* Hoher IT-Affinität
* Erfahrung im Prozessmanagement, insbesondere in der Optimierung und Standardisierung von Verwaltungsabläufen
* Hoher Kommunikationskompetenz (intern wie extern)
* Hoher Serviceorientierung bei der Beratung von Studierenden und Fakultätsmitgliedern
* Fundierten Kenntnissen in der Nutzung von MS Office-Programmen (insbesondere Excel und Word) sowie die Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Software-Tools; Kenntnisse in HISinOne APP/STU oder anderen Campus-Management-Systemen sind von Vorteil
* Sehr guten Englischkenntnissen und interkultureller Kompetenz für den Umgang mit der wachsenden Gruppe der internationalen Studierenden.
* Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit im Hochschulumfeld in einem offenen, motivierten und kollegialen Team sowie einem lebendigen Betriebsklima
* Einen zentralen Arbeitsplatz dort, wo andere Urlaub machen
* Flexible Arbeitszeit mit Möglichkeiten zum Arbeiten im Homeoffice
* Fortbildungsangebote und Angebote für neue Mitarbeiter*innen zu einem guten Start an der Hochschule, Angebote der Personalentwicklung sowie der Gesundheitsförderung (u. a. Teilnahmemöglichkeit an den Angeboten des Unisports und Firmenfitness mit HANSEFIT)
* Eine familienfreundliche Hochschule (u. a. mit Kinderbetreuung/Ferienprogramm in den Oster-, Pfingst- und Herbstferien für 6- bis 12-Jährige)
* Zuschuss zum JobTicket BW oder Deutschlandticket
* JobBike BW
* Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
* Vermögenswirksame Leistungen
* Vergünstigtes Essen in der Mensa und 30 Tage Jahresurlaub
* Jahressonderzahlung sowie regelmäßige Tariferhöhungen (Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst der Länder – TV-L)
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