Als Executive Assistant (m/w/d) unterstützen Sie den Vorstand eines erfolgreichen, wirtschaftlich stabilen Unternehmens im operativen Tagesgeschäft sowie bei strategischen Themen.
Sie übernehmen eine zentrale Rolle in der Organisation, Kommunikation und Koordination auf Top-Management-Ebene und tragen maßgeblich zur Effizienz der Führungsarbeit bei.
Ihre Aufgaben
Office- und Terminmanagement (ca. 25–30%)
* Proaktive Kalenderführung und Priorisierung von Terminen
* Planung, Koordination und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Geschäftsreisen
* Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen
* Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs des Vorstands inkl. Raumvorbereitungen und Empfang von Gästen
Kommunikations- und Korrespondenzmanagement (ca. 25–30%)
* Erstellung und Bearbeitung von E-Mails, Briefen und internen Mitteilungen
* Kommunikation in Deutsch und Englisch auf hohem Niveau
* Schnittstellenfunktion zu internen Abteilungen, Aufsichtsrat und externen Partnern
Informations- und Dokumentenmanagement (ca. 25–30%)
* Erstellung, Strukturierung und Pflege von Dokumenten, Reports und Protokollen
* Vertraulicher Umgang mit sensiblen Daten (Personal, Finanzen, Strategie)
* Unterstützung bei Analysen und Recherchen
Administrative, Projekt- und Sonderaufgaben (ca. 10%)
* Unterstützung bei strategischen und operativen Projekten
* Eigenständige Organisation kleinerer Projekte (z. B. Events, Prozessoptimierungen)
* Reisemanagement und Verwaltung von Verträgen
Ihr Profil:
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium
* Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung / Vorstandsassistenz (mind. 5 Jahre)
* Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Outlook, Excel, PowerPoint)
* Verhandlungssichere Deutschkenntnisse (C2) und sehr gute Englischkenntnisse (C1)
* Hohe Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Integrität
* Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationstalent
* Strukturierte, eigenständige und proaktive Arbeitsweise
* Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und sicheres Auftreten
* Belastbarkeit und Fähigkeit, unter Zeitdruck präzise zu arbeiten
Wir bieten
* Unbefristete Festanstellung in einem erfolgreichen Unternehmen
* Attraktives Gehaltspaket (ca. 75.000 – 95.000 € + Bonus) - je nach Erfahrung und Qualifikation
* 1–2 Tage Remote-Arbeit nach der Einarbeitung möglich
* Betriebliche Altersvorsorge, Fitnessangebote am Arbeitsplatz, Fahrradleasing
* Moderne Ausstattung