Ihre Aufgaben
* Sie übernehmen klassische Assistenz- und Sekretariatsaufgaben wie die Erstellung von Schriftstücken, Protokollen und interner Korrespondenz
* Sie koordinieren Termine, organisieren Besprechungen und sorgen für eine reibungslose Büroorganisation
* Sie kommunizieren souverän mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern – auch auf Englisch
* Sie planen und buchen eigenständig Geschäftsreisen und übernehmen die Reisekostenabrechnung
* Sie unterstützen aktiv bei der Organisation und Durchführung von Messen, Tagungen und internen Veranstaltungen
* Sie pflegen Stammdaten im ERP-/Warenwirtschaftssystem und stellen sicher, dass Informationen aktuell und vollständig sind
* Sie wirken im Marketing mit, z. B. bei der Pflege von Website-Inhalten, der Erstellung von Werbematerialien oder Präsentationen
* Sie erstellen Übersichten, Auswertungen und Berichte für die Geschäftsleitung und unterstützen bei administrativen Projekten
* Sie unterstützen die Personalabteilung insbesondere im Bewerbermanagement und der Betreuung von Auszubildenden
* Sie prüfen eigenständig Ver- und Entsorgerrechnungen für Gas, Wasser und Strom und sorgen für deren ordnungsgemäße Abwicklung
* Sie übernehmen das Controlling der elektronischen Zeiterfassung und gewährleisten eine korrekte Zeiterfassung aller Mitarbeitenden
* Sie sind verantwortlich für das Fuhrparkmanagement, inklusive Organisation, Wartung und Verwaltung der Firmenfahrzeuge
Ihr Profil
* Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann oder eine vergleichbare Qualifikation
* Idealerweise bringen Sie erste oder mehrjährige Erfahrung in Assistenz- oder Verwaltungsfunktionen mit, gerne auch im Bereich Fuhrparkmanagement oder Personalunterstützung
* Sie sind sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen und haben keine Scheu vor ERP-Systemen sowie elektronischer Zeiterfassung
* Sie arbeiten strukturiert, selbstständig und behalten auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick
* Sie sind kommunikationsstark, serviceorientiert und verfügen über ein freundliches, verbindliches Auftreten – auch in stressigen Situationen
* Erfahrung im Bewerbermanagement und in der Betreuung von Auszubildenden ist von Vorteil, ebenso ein grundlegendes Verständnis für Personalprozesse
* Sie verfügen über organisatorisches Talent und können eigenverantwortlich das Fuhrparkmanagement übernehmen
* Sie zeigen Eigeninitiative, sind teamorientiert und bringen die Bereitschaft mit, sich aktiv in verschiedene Prozesse einzubringen und Verantwortung zu übernehmen
* Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab