Als Assistenz (m/w/d) für die Bereichsleitung Technik fungieren Sie als zentraler Ansprechpartner und verbindende Schnittstelle zwischen verschiedenen internen Abteilungen und externen Partnern sowie Behörden. Dabei unterstützen Sie die Bereichsleitung durch die eigenverantwortliche Durchführung verschiedener administrativer und kaufmännischer Aufgaben.
Deine Aufgaben:
* Sie übernehmen die Verantwortung für das Sekretariat und sorgen für eine systematische und übersichtliche Dokumentenablage für die Leitung Technik.
* Sie bereiten Termine vor und nach, erstellen Protokolle/Statistiken, aktualisieren Präsentationen und fertigen Entscheidungsvorlagen an.
* Sie unterstützen bei der Terminplanung der Kostenkontrolle der Fachabteilungen und Projekte.
* Sie unterstützen die Abteilungsleiter bei der Planung und Überwachung von Projekten hinsichtlich Budget, Kosten und Koordination.
* Sie übernehmen die telefonischen und schriftlichen Korrespondenzen, führen und verwalten vertrauliche Akten, administrieren die Techniklaufwerke und organisieren und buchen Dienstreisen.
* Bei Bedarf übernehmen Sie kleinere Projekte und Sonderaufgaben mit Schnittstellen zu verschiedenen Fachbereichen.
* Sie übernehmen die Korrektur und Qualitätssicherung von Dokumenten für die Korrespondenz mit Behörden und Ämtern.
* Sie sind zentraler Ansprechpartner für den Aufbau einer KI-unterstützten Wissensdatenbank für den Bereich Technik.
Dein Profil:
* Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
* Idealerweise haben Sie bereits Erfahrung in einer Assistenzfunktion sowie erste Kenntnisse in projektunterstützenden Aufgaben gesammelt.
* Sie zeichnen sich durch eine schnelle Auffassungsgabe, ein ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise aus.
* Sie verfügen über eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und bringen Sorgfalt sowie Genauigkeit mit, insbesondere bei der Überprüfung und Korrektur von Texten.
* Sie bringen digitale Affinität, gute Kenntnisse im Umgang mit gängigen KI-Tools (z. B. Blockbrain, Copilot) sowie einen sicheren Umgang mit MS Office-Anwendungen, insbesondere PowerPoint und Excel, mit.
* Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind wünschenswert.
Wir bieten Dir:
* Ein attraktives Entgeltpaket mit Absicherung durch unseren Tarifvertrag
* betriebliche Altersvorsorge sowie ein 13. Monatsgehalt und Urlaubsgeld
* 30 Tage Urlaub und flexible Arbeitszeitgestaltung
* breites Angebot im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements (Betriebssportgruppen, EGYM-Wellpass, Gesundheitstage)
* Moderne Mitarbeitenden-Kantine mit Zuschuss durch den Arbeitgeber. Kostenloses Angebot an Obst und Getränken
* Förderung Ihrer Entwicklung mit einem umfangreichen Angebot an Entwicklungsmaßnahmen
* modernes Arbeitsumfeld mit neuester Technologie und höchstem Standard an Arbeitssicherheit
uvm.