Ihre Aufgaben
1. Operative Führung des Sekretariats der Institutsdirektion
2. Administration und Organisation
3. Terminkoordination (intern / extern)
4. Veranstaltungsmanagement
5. Erstellen von Formularen und Mitarbeiterinformationen nach dem Dokumentenmanagement
6. Organisation der Ablage, Unterstützung im Qualitätsmanagement
7. Kaufmännische Themen wie z.B. Reisekostenabrechnungen, vorbereitende Buchhaltung, Budgetkontrolle (ohne Prokura)
8. Optimierung der Prozesse (Personalplanung, Laufwerkstrukturen, Überblick über die Projekte der Projektmanager zusammenfassen und an die Direktorin berichten)
9. Optimierung der Bereiche IT, Buchhaltung und Mitarbeiterverwaltung persönliche Assistenz (m/w/d) der Direktion
Ihr Profil
10. Abgeschlossene Ausbildung, z.B. Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement oder abgeschlossenes Studium z.B. Gesundheitswissenschaften, Bachelor
11. Mehrjährige Berufserfahrung im oben genannten Bereich
12. Erste Führungserfahrung eines kleinen Teams
13. Sehr gute MS Office Kenntnisse
14. Loyalität, Verantwortungsbewusstsein und absolute Diskretion
15. Freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten
16. Gute bis sehr gute Englischkenntnisse
17. Eigenverantwortliche, selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
18. Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Kommunikationsstärke und Serviceorientierung
19. Ausgeprägte Can-Do-Mentalität
20. Einwandfreie Umgangsformen
Unser Angebot
21. Anstellung in einer der führenden medizinischen Einrichtungen Deutschlands zum Thema Umweltmedizin und integrative Gesundheit
22. Interdisziplinäres und internationales Arbeitsumfeld
23. Freundliche Arbeitsatmosphäre und respektvoller Umgang
24. Flexible Arbeitszeiten
25. Vergütung nach Tarifvertrag TV-L je nach Qualifizierung und Berufserfahrung einschließlich der im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen (Betriebliche Altersvorsorge, Jahressonderzahlung)
26. Strukturiertes Einarbeitungskonzept und eine angemessene Einarbeitungszeit
27. Beratungs- und Informationsangebot im Familienbüro zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
28. Unterstützung in der persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung durch individuelle Entwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten in der eigenen Akademie
29. Attraktive Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements, wie Yoga-Kurse, Fitnessangebote und vieles mehr
30. Mitarbeitervergünstigungen in diversen Unternehmen
Kontakt
Frau Monika Seemann
Leitung des Studienzentrums
0821/400-3202