Sie möchten Ihre organisatorischen Fähigkeiten, Kommunikationsstärke und Ihr strukturiertes Arbeiten in ein modernes Unternehmen in Lübeck einbringen? Dann bietet Ihnen diese Position als Projektassistenz (m/w/d) die ideale Möglichkeit, als wichtige Schnittstelle zwischen Projektleitung und Projektteam zu agieren und aktiv zum Erfolg anspruchsvoller Projekte beizutragen. In dieser zentralen Funktion unterstützen Sie die Projektleitung in allen administrativen, organisatorischen und koordinierenden Angelegenheiten. Sie behalten den Überblick über Abläufe, Termine, Ressourcen und interne Kommunikationsströme und sorgen so für einen reibungslosen Projektverlauf. Dabei arbeiten Sie eng mit verschiedenen Fachbereichen zusammen und übernehmen Verantwortung in der Vorbereitung, Steuerung und Nachverfolgung projektbezogener Prozesse. Profitieren Sie von einem modernen Arbeitsumfeld, vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten und der Chance, in herausfordernden Projekten eine tragende Rolle zu übernehmen.
Ihre Perspektiven
Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabenfeld mit direkter Einbindung in spannende Projekte
Moderne Arbeitsumgebung und digitalisierte Arbeitsprozesse
Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
Offene Unternehmenskultur mit kurzen Entscheidungswegen
Ein motiviertes Projektteam und wertschätzender Umgang
Attraktive Vergütung sowie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten im Projektmanagement
Ihre Aufgaben
Sie unterstützen die Projektleitung in organisatorischen, strukturellen und administrativen Aufgaben
Sie koordinieren das Projektsekretariat und behalten alle relevanten Informationen, Termine und Unterlagen im Blick
Sie entwickeln und definieren projektbezogene Strukturen, Abläufe und Dokumentationen
Sie organisieren, planen und bereiten Meetings, Workshops und Besprechungen vor und nach
Sie übernehmen Aufgaben der internen Kommunikation zwischen Projektleitung, Team und relevanten Schnittstellen
Sie vertreten situativ die Projektleitung und unterstützen in der Steuerung einzelner Teilprozesse
Sie planen die projektbezogene Mitarbeiterstruktur und unterstützen bei Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung
Sie übernehmen allgemeine administrative Tätigkeiten im Tagesgeschäft
Sie erstellen Protokolle, Auswertungen und Präsentationen für Projektleitung und Stakeholder
Sie wirken aktiv an der Optimierung interner Projektprozesse mit
Ihr Profil
Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Qualifikation im Bereich Projektmanagement, Verwaltung oder vergleichbar
Sie bringen idealerweise erste Erfahrung im Projektmanagement, in der Assistenz oder in vergleichbaren Bereichen mit
Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und behalten auch bei parallelen Aufgaben den Überblick
Sie besitzen eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und eine sichere Ausdrucksweise in Wort und Schrift
Sie haben Organisationstalent und ein hohes Maß an Eigenverantwortung
Sie gehen sicher mit MS Office um und haben idealerweise Erfahrung mit Projektmanagement-Tools (z. B. MS Project, Jira, Confluence)
Sie sind teamorientiert, flexibel und arbeiten gerne an vielfältigen Aufgaben
Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil