Empfangsassistenz / Teamassistenz
Die Art-Invest Real Estate Management GmbH & Co. KG ist eine Immobilien-Projektentwicklungs und Investmentgesellschaft mit Hauptsitz in Köln. In den attraktiven Regionen Berlin, Düsseldorf, Frankfurt am Main, Hamburg, Köln/Bonn, München, Nürnberg, Stuttgart, Leipzig, Wien und London erkennen wir Potenziale, entwickeln visionäre Realisierungsansätze und erschaffen Objekte und Lagen mit nachhaltigem Wert.
Für unsere Niederlassung in Berlin suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine fachlich und menschlich überzeugende Assistenz, vorerst befristet auf 2 Jahre.
DAS BIETEN WIR DIR IM JOB
* Im Empfangs- und Konferenzbereich schaffst Du eine angenehme Atmosphäre für unsere Gäste, einschließlich deren Bewirtung, und vermittelst Besucher an die richtigen Ansprechpartner – darüber hinaus bist Du erste Kontaktperson für unsere Dienstleister und Lieferanten.
* Als kommunikative Schnittstelle übernimmst Du die Telefonzentrale, verbindest Gesprächsteilnehmer und unterstützt bei Videokonferenzen.
* Du unterstützt Projekt-Teams im operativen Tagesgeschäft und organisierst entsprechende Terminvereinbarungen.
* Im administrativen Bereich stellst Du die reibungslose Abwickelung von administrativen Büroabläufen sicher.
* Nach Deiner Einarbeitung führst Du den allgemeinen Schriftverkehr mit Projektbeteiligten, Behörden, Mietinteressenten etc. für eines unserer Objekte.
* Du stellst eigenständig die kaufmännische Ablage und die Verwaltung von Verträgen und betriebsrelevanten Dokumenten sicher.
* Bei der Vorbereitung von Besichtigungen unserer Immobilienprojekte unterstützt Du unser Team.
* In Deiner Rolle als Teamassistenz verwaltest Du ein zentrales E-Mail-Postfach, führst Korrespondenzen, bist für die Postabwicklung zuständig und erledigst auch administrative Aufgaben.
* Auch die Organisation von Meetings, einschließlich des Caterings, liegt in Deinen Händen. Du unterstützt bei Events.
* Du sorgst dafür, dass Büromaterialien vorhanden sind und Du bestellst diese gegebenenfalls nach.
* Die Kassenabrechnung als auch teilweise das Reisemanagement, einschließlich der Buchungen und Reisekostenabrechnung, fällt ebenfalls in Deinen Tätigkeitsbereich.
DAS ÜBERZEUGT UNS
* Eine gute Basis bildet eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder Hotelfachwesen, idealerweise mit anschließender Berufserfahrung als Assistenz am Empfang oder im Sekretariat.
* Du bist organisationsstark und freundlich – in gemeinsamer Teamarbeit und in den von dir allein verantworteten Projekten.
* Gute Anwenderkenntnisse in MS Office sowie eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sind für diese Position selbstverständlich.
* Kund:innen und Geschäftspartner:innen begegnest du angemessen, kultiviert und verbindlich – zudem überzeugst du durch dein souveränes und repräsentatives Auftreten.
* Du bist sprachgewandt sowohl im direkten Gespräch als auch im Schriftverkehr auf Deutsch. Englisch benötigst du zur Annahme und Weiterleitung von Telefonaten oder zur Begrüßung von Besucher:innen.
DAS KANNST DU VON UNS ERWARTEN
Ein produktives und interdisziplinäres Team, ein "Teamness-Gefühl", flache Hierarchien, individuell abgestimmte Einarbeitung, leistungsgerechte Vergütung, zahlreiche Social Benefits, Weiterbildungsprogramme, gut ausgestattete Büroräume und regelmäßige Teamevents.