In der globalen Abteilung für Personal- und Organisationsentwicklung entwickeln und gestalten wir gemeinsam die übergreifende Strategie für Personal- und Organisationsentwicklung und stellen dabei sicher, dass diese mit der Geschäftsstrategie und den organisatorischen Prioritäten unseres Unternehmens im Einklang steht.
Ihre Rolle
1. Sie unterstützen die Leitung und das Team im operativen Tagesgeschäft – u.a. bei Termin- und Reisemanagement sowie bei der Planung, Organisation und Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Events.
2. Sie bearbeiten und strukturieren eingehende Nachrichten, priorisieren Themen, informieren die richtigen Ansprechpersonen und behalten offene Punkte im Blick.
3. Sie bereiten Unterlagen und Präsentationen in Deutsch und Englisch vor und sorgen dafür, dass Informationen übersichtlich und verständlich aufbereitet sind.
4. Sie koordinieren die Bestellung von Arbeitsmitteln und Dienstleistungen sowie Bezahl- und Weiterverrechnungsprozesse.
5. Sie arbeiten mit verschiedenen internen und externen Schnittstellen zusammen und unterstützen bei typischen Aufgaben des Fachbereichs Personal- und Organisationsentwicklung.
6. Sie erstellen und bearbeiten Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
7. Sie sind Teil des Assistenz-Netzwerks, übernehmen bei Bedarf Vertretungen und helfen beim Onboarding neuer Kolleg:innen (z.B. Bestellung von Arbeitsmitteln).
8. Je nach Erfahrung und Interesse können Sie in ausgewählten P&OD-Projekten mitarbeiten und schrittweise weiterführende Aufgaben übernehmen.
Ihr Profil
9. Sie haben eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und idealerweise Berufserfahrung in einer Assistenz- oder ähnlichen Rolle.
10. Sie arbeiten sicher mit MS Office (Teams, Outlook, Excel, Word, PowerPoint); Erfahrungen mit Workday und SAP sind von Vorteil, können aber auch bei uns aufgebaut werden.
11. Sie haben sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift und fühlen sich in einem internationalen, hybriden Umfeld wohl.
12. Sie verfügen über diplomatisches Geschick, eine klare und wertschätzende Kommunikation sowie Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit.
13. Sie können mit externen Partnern, internationalen Führungskräften und Gästen professionell umgehen.
14. Sie arbeiten strukturiert, können mehrere Aufgaben parallel im Blick behalten und bringen eine schnelle Auffassungsgabe mit.
15. Eigeninitiative, Teamorientierung und Freude daran, Abläufe zu unterstützen und zu verbessern, zeichnen Sie aus.
Your ZEISS Recruiting Team:
Franziska Thöne-Schramm