Im Auftrag unseres Kunden suchen wir eine Personal Assistant & Executive Assistant zwischen Aarau und Spreitenbach. Diese Rolle kombiniert Tätigkeiten in der Firma (KMU Industrie) sowie Tätigkeiten für ein Nebenamt im Verwaltungsrat in einem bedeutenden Umfeld. Wir wenden uns an eine agile sowie kommunikationsstarke empathische Persönlichkeit in der Rolle als: Ihre Aufgaben
1. Erste Anlaufstelle für interne und externe Drittpersonen
2. Management/Priorisierung des E-Mail Postfachs für beide Positionen (umfangreiches Kontaktnetzwerk)
3. Aufbereiten und pflegen der Stakeholder Matrix in einem anspruchsvollen Umfeld
4. Selbständige Vorbereitung der E-Mail Antworten
5. Pendenzen-Management von GL und VR Sitzungen (4x Jahr Protokoll schreiben)
6. Aufbereitung und Verwaltung umfangreicher Unterlagen in OneNote, SharePoint und Teams Optimierung der Prozesse im Backoffice mit KI (Copilot Erfahrung wichtig)
7. Agenda-/Reisemanagement inkl. Vor- und Nachbereitungen
8. Verfassen von diversen Texten in Deutsch und teilweise in Englisch
9. Allgemeine Unterstützung vom CEO in organisatorischen und administrativen Themen
10. Allenfalls ergänzende organisatorische Unterstützung eines VR Mitgliedes (ca. 15%)
11. Organisation von internen und externen Meetings, Workshops und Events
12. Sparringpartner und Experte als EA/PA
Ihr Profil
13. Kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung in Kommunikation von Vorteil
14. Mehrjährige Erfahrung als PA in einem kleineren Umfeld auf C-Level
15. Deutsch: Muttersprache
16. Englisch: Fliessend
17. Hohe IT-Affinität und profunde Erfahrung OneNote/SharePoint/Teams & MS-Office Palette
18. Kommunikationsstark – schriftlich wie mündlich
19. Schnelle Auffassungsgabe
20. Gepflegtes und gewinnendes Auftreten mit positivem Mindset
21. Lösungsstark, dienstleistungsorientiert und sehr flexibel
22. Hands-on Mentalität
23. Proaktives Mit- und vorausdenken
24. Stark im Priorisieren und Managen von der Inbox sowie von Pendenzen aus diversen Projekten
25. Hohe Selbständigkeit sowie hohes Verantwortungsbewusstsein
26. Exakte und zielorientierte Arbeitsweise
27. Interessiert an Schweizer Politik
Die Unternehmung bietet
28. Hohe Flexibilität der Arbeitszeiten
29. 1-4 Tage Homeoffice abhängig von CEO Agenda (nach der Probezeit)
Sind Sie eine kommunikationsstarke Persönlichkeit, die sehr gerne schreibt, redigiert und managed? Fühlen Sie sich in einer Drehscheibenfunktion mit anspruchsvollen Schnittstellen zur Wirtschaft und Politik wohl? Sind Sie flexibel und schätzen ein sehr dynamisches Umfeld? Interessiert?
Jutta Schilling freut sich auf die Zustellung Ihrer Bewerbungsunterlagen. Kontakt Jutta Schilling
Director Business Development & Head Search Executive Assistants