Verwaltungshelfer:in für Quantenoptik
Das Institut ist ein führendes Forschungszentrum auf dem Gebiet der Laser- und Quantentechnologie. Wir suchen eine/n Verwaltungshelfer:in, der/dem es schwer fallen soll, sich nicht mit der Faszination der quantenmechanischen Phänomene anzustecken.
Ihre Aufgaben
* Die Organisation des Sekretariats, einschließlich der Übernahme von allgemeinen Verwaltungsaufgaben in enger Zusammenarbeit mit dem wissenschaftlichen Personal.
* Die selbstständige Erledigung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, die Betreuung von Mitarbeitenden sowie von Gastwissenschaftler:innen (national und international).
* Die Organisation von Dienstreisen inklusive Reisekostenabrechnungen, die Unterstützung des internationalen Abteilungsteams von Studierenden, Doktorand:innen, Postdoktorand:innen und Gastwissenschaftler:innen.
* Die Personaladministration: Die Vorbereitung von Personalentscheidungen nach Rücksprache mit dem Vorgesetzten, die Organisation von wissenschaftlichen Konferenzen oder Meetings.
* Die administrative Koordination von Haushalts- und Drittmittelprojekten sowie Bestellungen und Rechnungen in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung oder Drittmittelabteilung.
* Die aktive und eigenständige Mitarbeit an aktuellen Projekten, unter anderem im Bereich der Digitalisierung, Pflege und redaktionelle Betreuung von institutsspezifischen Webseiten.
* Die Datenauswertungen und Datenmanagement, die Unterstützung bei wissenschaftsnahen Themen bis hin zu praktischen Alltagsfragen wie Visaformalitäten oder Wohnungssuche.
Ihre Qualifikationen
* Abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder Verwaltungsberuf, Kenntnisse und Erfahrungen.
* Berufserfahrung in der Bürokommunikation erwünscht, Flexibilität und die Fähigkeit, sich schnell auf neue Situationen einzustellen.
* Organisationstalent sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative und Bereitschaft zum selbständigen und gewissenhaften Arbeiten.
* Offenheit und Freude an kreativen Lösungen, Sehr gute deutsche und gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift.
* Gute Microsoft-Office-Kenntnisse, Freundliches, zuverlässiges und serviceorientiertes Auftreten.
* Aufgeschlossenheit und Geschick im Umgang mit Menschen unterschiedlichster Kulturen, Interesse an interkulturellen Begegnungen und internationaler Zusammenarbeit.
* Eine Persönlichkeit, die Freude daran hat, unser Team mit Kreativität, Organisationstalent und Herz zu unterstützen.
Vorteile
* Ein vielseitiges und herausforderndes Arbeitsumfeld.
* Möglichkeiten zur Weiterbildung und beruflichen Entwicklung.
* Eine gute Arbeitszeitgestaltung und flexible Arbeitszeiten.
* Ein kollegiales und unterstützendes Arbeitsumfeld.