Aufgaben
Büromanagement
1. Selbstständige Koordination und Erledigung des Büromanagements
2. Übernahme des Telefondienstes
3. Interner und externer Schriftverkehr, einschließlich Bearbeitung von Kundenanfragen
4. Beschaffung und Verwaltung von Büro-/ Material sowie Hard- und Software
5. Bearbeitung von Korrespondenz (E-Mails, Briefe, Telefonate) und Störungsmeldungen
Administrative Unterstützung
6. Terminkoordination und -organisation mit externen Dienstleistern und Geschäftspartnern
7. Bearbeitung von Mitarbeiter Ein- und Austritten
8. Reisebuchung und -abrechnung für Führungskräfte
9. Organisation von Gratulationen und Ehrungen zu internen Anlässen
Maklersupport und Datenpflege
10. Verwaltung von Dokumenten und Daten der Vertriebspartner
11. Unterstützung im Anbindungs- und Entwicklungsprozess der Vertriebspartner
12. Organisation von Begrüßungstagen neuer Makler
Rechnungsbearbeitung
13. Nachhaltung der Rechnungsbearbeitung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen
Erwartungen
14. Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
15. Mehrjährige Berufserfahrung im Büromanagement oder Sekretariat
16. Sehr guter Umgang mit den gängigen MS Anwendungen (Outlook, Word, PowerPoint, Excel)
17. Organisationstalent und Kommunikationsstärke
18. Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
19. Teamfähigkeit und Dienstleistungsorientierung