Biofrontera ist ein mittelständisches, börsennotiertes Spezial-Pharma Unternehmen im Bereich Dermatologie, das sich auf die Weiterentwicklung und den Vertrieb innovativer Medikamente zur photodynamischen Therapie und medizinische Kosmetik fokussiert. Auf Basis unserer zentralisierten europäischen sowie unserer US-Zulassungen vertreiben wir unsere Produkte mit weltweit rund 100 Mitarbeitern. Zu den wichtigsten Produkten gehört Ameluz, ein verschreibungspflichtiges Medikament zur Behandlung von hellem Hautkrebs und dessen Vorstufen. Die Anwendung unseres Medikaments erfolgt mit unseren Medizinprodukten BF-RhodoLED/-US und BF-RhodoLED XL (Rotlicht-LED-Leuchten). Die BF-RhodoLED ist seit 2012 in der EU zertifiziert und BF-RhodoLED-US seit 2016 als Kombinationsprodukt in USA zugelassen.
Lassen Sie sich diese Chance nicht entgehen und bewerben Sie sich schnell, wenn Ihre Erfahrungen und Fähigkeiten mit der folgenden Beschreibung übereinstimmen.
* Unterstützung des Vorstands, der Geschäftsführung sowie der Geschäftsleiter:innen in administrativen und organisatorischen Themen
* Montag und Dienstag sind feste Präsenztage im Büro mit jeweils 8 Stunden Regelarbeitszeit sowie zusätzlichen 4 Stunden, die bedarfsorientiert abgestimmt werden
* Professionelle Ansprechperson für interne und externe Anliegen mit exzellenter, adressatengerechter Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
* strukturierte Koordination von Terminen – inklusive Vor- und Nachbereitung und Ablage relevanter Dokumente
* Planung und Organisation von Dienstreisen sowie eigenständige Abwicklung und Dokumentation verschiedenster Abrechnungen in Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung
* Sicherstellung einer professionellen Büroorganisation und eines strukturierten Office-Umfelds einschließlich Betreuung von Gästen und Mitarbeitenden, Organisation von Post-, Paket- und Versandprozessen, Catering- und Veranstaltungskoordination sowie Sicherstellung der täglichen Office-Versorgung und relevanter Warenbestellungen (z. B. Kaffee, Tee, Milch, Snacks und Verbrauchsmaterialien)
* Pflege von Dokumenten und Daten sowie Unterstützung bei Recherchen und administrativen Projekten
* Unterstützung im Bereich Fleet Management einschließlich Koordination, Pflege und Verwaltung des Fuhrparks sowie organisatorischer Betreuung fahrzeugbezogener Prozesse und Unterlagen
* Betreuung der Telefonzentrale einschließlich professioneller Annahme, Weiterleitung und Dokumentation eingehender Anrufe sowie Verwaltung der Klingel- und Zutrittssysteme
* Idealerweise Interesse an personalbezogenen Themen sowie Bereitschaft, sich perspektivisch in ausgewählte HR-Prozesse und administrative People-Themen einzuarbeiten
* erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie idealerweise mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder xwminpx Office-Management-Umfeld, bevorzugt in einem internationalen Unternehmen oder einer börsennotierten Aktiengesellschaft
* eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, gepaart mit Pragmatismus und Durchsetzungsvermögen
* eine ausgeprägte Teamorientierung sowie eine Hands-on-Mentalität – du arbeitest gerne agil und flexibel mit anderen und packst dort mit an, wo Unterstützung gebraucht wird
* Kommunikationsstärke sowie einen souveränen, empathischen und professionellen Umgang mit unterschiedlichsten Menschen und Situationen in einem internationalen Umfeld
* die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und den Überblick zu behalten – sehr gutes Selbst- und Zeitmanagement
* einen sicheren, routinierten Umgang mit MS Office sowie mit digitalen Arbeits- und Kommunikationstools
* Exzellente Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift