🌟 Executive Assistant | Head of Operations & HR – Deine neue Rolle bei NELEX
📍 Standort: Köln
🕒 Start: ab sofort | Umfang: Vollzeit
Du bist ein Organisationstalent mit einem Blick fürs Detail und möchtest in einem dynamischen Umfeld Verantwortung übernehmen? Dann suchen wir genau dich!
🚀 Wer wir sind
NELEX AG ist eine auf die Bereiche IT, Software und Digitalisierung spezialisierte Executive Search Beratung mit Fokus auf die Besetzung von Führungspositionen. Wir verbinden erfahrene Berater:innen mit einem starken Netzwerk und innovativer Technologie. Unser Ziel: Die beste Adresse für Executive Search in der Digitalwelt zu sein – mehrfach ausgezeichnet von WirtschaftsWoche und FOCUS.
💼 Deine Aufgaben – vielseitig & verantwortungsvoll
📋 Office & Organisation
Du sorgst dafür, dass im Büro alles rundläuft – von Post & Telefon bis IT & Material sowie Miet- und Lieferantenverträge. Interne Abläufe hast du im Griff und bei Teamevents bringst du dich gerne ein.
🤝 Assistenz der Geschäftsführung
Du hältst Termine, Infos und Prioritäten im Blick, bereitest Unterlagen vor und bist zentrale Ansprechperson für interne und externe Kontakte.
📁 Projekte & Kundenmanagement
Du koordinierst interne Projekte, pflegst unsere Datenbank und kümmerst dich um Termine, Verträge und die Kommunikation mit Kunden und Kandidat:innen (i.d.R. auf C-Level).
👥 Human Resources
Du begleitest unser internes Recruiting, erstellst Verträge und planst den Einsatz unserer Werkstudent:innen. Außerdem bist du die Schnittstelle zur externen Lohnbuchhaltung.
💰 Finance & Controlling
Du bearbeitest Rechnungen, Spesen und Mahnungen, unterstützt bei Monatsabschlüssen und arbeitest eng mit der externen Buchhaltung zusammen.
📣 Marketing & Kommunikation
Du pflegst unsere Online-Profile, stimmst Inhalte mit Partnern ab und unterstützt bei Website-Updates und Kampagnen.
💻 IT & Technik
Du verwaltest Lizenzen und Zugänge, richtest Geräte ein und unterstützt bei technischen Fragen seitens des Teams.
✅ Was du mitbringen solltest
* Erfahrung in einer ähnlichen Rolle (Assistenz, Office Management o. ä.)
* Organisationstalent & Überblick – auch bei vielen Aufgaben gleichzeitig
* Klare, professionelle Kommunikation
* Diskretion & Verantwortungsbewusstsein
* Eigeninitiative & Zuverlässigkeit
* Teamgeist & digitale Affinität
* Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
🎁 Was wir dir bieten
* Modernes Büro: Arbeiten im Kranhaus mit Rheinblick
* Flexibilität: Home-Office & flexible Zeiten
* Teamspirit: Offene Kultur, flache Hierarchien & regelmäßige Events
* Entwicklung : Viel Eigenverantwortung & Raum für deine Ideen
* Benefits: Betriebliche Altersvorsorge & 50 € steuerfreier Sachbezug monatlich
📬 Neugierig geworden?
Dann schick uns deine Bewerbung an karriere@nelex.ag
📞 Fragen? Dein Ansprechpartner ist Karsten Berge unter +49 (0) 221 17042140