Behalten Sie gerne den Überblick, koordinieren Aufgaben mit Leichtigkeit und sorgen dafür, dass alles reibungslos läuft?
Dann passen Sie perfekt als Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d) zu unserem Kunden im Großraum Ulm. Sie unterstützen die Bereichsleitung und die zugehörigen Programmbereiche, sei es bei der Planung von Terminen und Besprechungen, der Verwaltung von Projektdokumentationen, der Organisation von Dienstreisen oder der Betreuung von Gästen.
Die ist im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung zu besetzen.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Ihre Vorteile
1. Weiterbildung und Entwicklungsmöglichkeiten
2. Zuschüsse zu Gesundheits- und Sportangeboten
3. Flexible Arbeitszeiten
4. Wertschätzung und offene Unternehmenskultur
5. Kollegiales Umfeld
Ihre Aufgaben
6. Unterstützung der Bereichsleitung sowie der zugehörigen Programmbereiche in Ulm
7. Eigenverantwortliche Planung, Koordination und Durchführung administrativer Aufgaben (Beschaffung von Büromaterial und IT, Verwaltung der Besprechungsräume)
8. Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen inkl. Protokollführung
9. Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland
10. Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten
11. Bearbeitung eingehender Post und E-Mails
12. Empfang und Betreuung von Gästen
13. Bestellwesen sowie Rechnungs- und Leistungskontrolle
14. Erstellung und Pflege von Projektdokumentationen und Reportings
15. Vertretung anderer Assistenzfunktionen innerhalb des Bereichs
Ihr Profil
16. Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
17. Sehr gute Kenntnisse im Travelmanagement
18. Technisches Verständnis wäre wünschenswert
19. Gute Kommunikationsfähigkeit
20. Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Organisationstalent
21. Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen
22. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
23. Sehr gute MS Office Kenntnisse