Administrative Assistant (m/w/d) - Berlin
Teilzeit oder Vollzeit: 20 - 40 Std./Woche
Anstellung: unbefristet
Location: 100 % remote mit Wohnsitz in Berlin - für gelegentliche Termine solltest Du innerhalb Berlins mobil sein
Worum geht es:
Du suchst einen flexiblen Job im Homeoffice und möchtest ein kleines Team zuverlässig unterstützen?
Über uns:
Terra ist ein wachsendes Immobilienunternehmen mit Schwerpunkt auf Bestandsentwicklung und Bauprojekten in Berlin und Brandenburg. Aktuell richten wir unser Unternehmen auf das geplante Wachstum der kommenden Jahre aus: Wir professionalisieren unsere Abläufe, strukturieren unser Projektportfolio und bauen die Systeme, die Skalierung ermöglichen.
Unser kleines Team arbeitet pragmatisch und vertrauensvoll zusammen. Bei uns übernimmst Du von Anfang an Verantwortung und bekommst echten Gestaltungsspielraum. Wenn Du ein Unternehmen aktiv beim Aufbau begleiten möchtest, bist Du bei uns richtig.
Die Rolle
Du sorgst dafür, dass unsere täglichen Abläufe funktionieren und die vielen kleinen Aufgaben im Hintergrund zuverlässig erledigt werden. Du hältst nach, behältst den Überblick und Dein Anspruch lautet “Get things done”.
Kommunikation
* Erster Ansprechpartner für Geschäftspartner, Mieter und Dienstleister
* Freundliche und professionelle Kommunikation per E-Mail und Telefon
* Klärung kleiner Anfragen und Weiterleitung relevanter Informationen
Projektunterstützung
* Unterstützung bei der Organisation und Durchführung unserer Bauprojekte
* Nachhalten offener Punkte und Fristen, kleinere To-dos
* Vorbereitung und Strukturierung projektbezogener Dokumente
Ablage & Dokumentenmanagement
* Sicherstellen von Ordnung und Struktur in Google Drive und Dropbox
* Interne Dokumentenverwaltung
Interne Systeme & Prozesse
* Aufbau und Pflege unseres Wissensmanagements in Notion
* Aufbau und Pflege unseres CRMs (Copper oder Pipedrive)
* Mitwirken beim Erstellen von Automationen in Zapier
* Einbindung von AI in interne Abläufe
Unterstützung der Buchhaltung
* Sammeln, Sortieren und Zuordnen von Belegen
* Unterstützung bei Expenses und Dokumentation
Dein Profil
* Erfahrung in Assistenz, Office Management oder Projektkoordination – idealerweise in dynamischen Umfeldern wie Start-ups und Beratungen oder in der Immobilienbranche
* Praktische Erfahrungen in Google Workspace, Asana oder Trello, Notion und AI; idealerweise auch in CRM-Systemen und Automationen
* Sicherer Umgang mit Komplexität: Du erkennst Strukturen, bringst Klarheit hinein und behältst den Überblick
* Lösungsorientiertes Arbeiten: Du denkst mit, erkennst Zusammenhänge, verknüpfst lose Enden und behältst das größere Ziel im Blick. Du übernimmst gern Verantwortung und regelst Dinge am liebsten selbst
* Strukturierte, eigenständige und verlässliche Arbeitsweise; Du bleibst ruhig und geordnet, auch wenn viele Dinge parallel laufen
* Sehr gute Kommunikationsfähigkeit: Du findest schnell den richtigen Ton, passt Dich an unterschiedliche Gesprächspartner an und bist intern ein angenehmer, verlässlicher Kontakt – auch remote
Interesse?
Auch wenn Du nicht alle Anforderungen erfüllst, ermutigen wir Dich ausdrücklich, Dich zu bewerben – entscheidend sind Dein Potenzial und Deine Bereitschaft, Neues schnell zu lernen und umzusetzen. Allerdings sind ein aktueller Wohnsitz in Berlin sowie sehr gute Deutschkenntnisse Grundvoraussetzungen für diese Rolle.
Wenn Dich die Rolle anspricht, freuen wir uns auf Deine Bewerbung. Bitte sende uns Deine Unterlagen samt Starttermin und Gehaltsvorstellung an jobs@terragruppe.de. Wir melden uns kurzfristig bei Dir zurück.