Für unseren Kunden, eine erfolgreiche Wohnungsbaugenossenschaft mit Sitz in Hamburg, suchen wir aktuell ein Büroassistent in Teilzeit mit Erfahrung bzw. Kenntnissen in Büromanagement und Immobilienverwaltung. Sie sind Büroassistenz und lieben die Abwechslung? Dann melden Sie sich jetzt online oder per E-Mail bei uns! Randstad unterstützt die Chancengleichheit und begrüßt Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen.
Das dürfen Sie erwarten
* Attraktive Bezahlung nach Tarifvertrag Zeitarbeit der BAP/DGB Tarifgemeinschaft
* Stelle in Teilzeit mit 30 Stunden pro Woche zu besetzen
* Abwechslungsreiche Tätigkeit
* Kollegiales Betriebsklima
* Vertretung durch einen bundesweiten Gesamtbetriebsrat
* Vergünstigungen bei Sport-, Freizeit- und Wellness-Einrichtungen
Ihre Aufgaben
* Sicherstellung der fachlichen Umsetzung der geplanten Aufgaben im vorgegebenen finanziellen Rahmen
* Sachliche und rechnerische Prüfung von Rechnungen des Verantwortungsbereiches
* Einhaltung und Anregung zur Weiterentwicklung aller Prozesse und Abläufe
* Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Optimierung der Ergebnisse im Hinblick auf die Erfüllung der Unternehmensziele
* Führung, Verwaltung und Erstellung der Korrespondenz für Telefonzentrale
* Führen der Urlaubs- und Anwesenheitslisten
* Übernahme des Ablage- und Verteilungsmanagements
* Bearbeitung von Auftragsvergaben der laufenden Instandhaltung (BM und Hauswarte)
* Sortierung, Verteilung, Teilprüfung der Rechnungen und Hauswarte in Papierform
* Bearbeitung und Verteilung der Eingangspost inklusive Scannen und Erstverschlagwortung
* Erfassung und Eingabe aller Stammdaten
* Verwaltung der Unternehmerlisten
* Führung und Verwaltung von Haus- und Grundstücksakten sowie des Archivs
* Erfassung der Eingangsrechnungen
* Erstellung von Nachträgen zu Dauernutzungsverträgen
* Annahme und Weiterleitung von Reparaturmeldungen
* Erstellung und Bearbeitung von Weiterberechnungen und Erstattungen an Firmen, Mitglieder, Verwaltungen, etc.
* Vertretung von Empfang und Verwalterbüro u. Schlüsselverkauf an Mitglieder
* Führung und Verwaltung der E-Check-Liste
Unsere Anforderungen
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z.B. als Bürokaufmann
* Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationstalent
* Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
* Zuverlässigkeit, Flexibilität sowie Anpassungs- und Teamfähigkeit