Die IPA Immobilienpartner GmbH ist ein mittelständisches, inhabergeführtes Immobilienunternehmen mit Sitz am Kurfürstendamm. Seit fast 30 Jahren betreuen wir Miet-, Eigentums- und Gewerbeimmobilien sowohl kaufmännisch als auch technisch. Professionelle Abläufe, hohe Servicequalität und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit stehen dabei im Mittelpunkt.
Ab sofort suchen wir eine engagierte und verantwortungsbewusste Persönlichkeit zur eigenverantwortlichen Betreuung eines festen Bestands an Zinshäusern und WEG-Objekten. Sie treiben Vorgänge verbindlich voran, halten Themen konsequent nach, steuern Fristen sicher und setzen auch bei hohem Vorgangsaufkommen zuverlässig Prioritäten.
In dieser Funktion sind Sie zentrale Ansprechperson für Eigentümer, Mieter und Beiräte und steuern die Verwaltung Ihrer Objekte selbstständig. Unterstützt werden Sie von 1–2 Assistenzkräften (insbesondere im Vorgangs-, Termin- und Dokumentenmanagement) sowie einem eingespielten Team aus Sekretariat, Buchhaltung und Technikabteilung.
Wir arbeiten mit modernen, digitalen Prozessen und setzen unter anderem auf GFAD HausSoft, eine der führenden Softwarelösungen in der Immobilienverwaltung. Sie erwartet eine verantwortungsvolle Position in einem stabilen, familienfreundlichen Unternehmen mit strukturierter Einarbeitung, flachen Hierarchien und moderner Arbeitsumgebung. Wir bieten flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten nach Einarbeitung, regelmäßigen fachlichen Austausch sowie langfristige Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten – ergänzt durch leistungsgerechte Vergütung, Jobticket und vermögenswirksame Leistungen.
Wir freuen uns auf motivierte Bewerberinnen und Bewerber, die unseren Qualitätsanspruch teilen und die Weiterentwicklung unseres Unternehmens aktiv mitgestalten möchten.
* Zentrale Ansprechperson für Eigentümer, Mieter und Beiräte mit klarer, verlässlicher Kommunikation
* Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung von Eigentümerversammlungen (WEG) inkl. Beschlussmanagement und Umsetzungskontrolle
* Organisation und Durchführung von Eigentümer- und Beiratsbesprechungen inkl. Maßnahmen- und Fristencontrolling sowie Status-Reporting
* Kaufmännische Steuerung Ihrer Objekte inkl. Budget- und Kostenüberblick sowie sachlicher Prüfung und Freigabe im Rechnungsworkflow
* Vorbereitung und Koordination von Wirtschaftsplänen und Jahresabrechnungen in enger Zusammenarbeit mit der Buchhaltung
* Steuerung externer Dienstleister (z. B. Hausmeister, Reinigung, Winterdienst) inkl. Leistungsprüfung und Reklamationsbearbeitung
* Technische Begleitung von Instandhaltungs- und Schadensmaßnahmen in Abstimmung mit der Technikabteilung
* Koordination von Angebotsprozessen inkl. Einholung, Vergleich und Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen
* Pflege der objektbezogenen Dokumentation inkl. digitaler Aktenführung, Objekt- und Vertragsdaten sowie Fristen- und Wiedervorlagenmanagement
* Für die Zinshausverwaltung: Mieterkommunikation sowie Steuerung mietbezogener Vorgänge (z. B. Vertrags-/Nachtragsmanagement, Mieterwechselprozesse in Abstimmung, Betriebskosten-/Mietthemen) im Rahmen des zugeordneten Bestands
* Abgeschlossene Ausbildung als Immobilienkauffrau/-mann, Immobilienfachwirt:in oder vergleichbare Qualifikation
* Fundierte Berufserfahrung in der WEG- und Mietverwaltung
* Sichere Kenntnisse im Wohnungseigentumsgesetz (WEG), im Mietrecht und in kaufmännischen Abläufen
* Strukturierte, eigenverantwortliche und serviceorientierte Arbeitsweise, auch bei hohem Vorgangsaufkommen
* Kommunikationsstärke und Organisationsgeschick
* Sicherer Umgang mit MS Office
* Erfahrung mit GFAD HausSoft von Vorteil
* Eine verantwortungsvolle Position in einem stabilen, familienfreundlichen Unternehmen
* Eine strukturierte und unterstützende Einarbeitung in unsere modernen Prozesse
* Ein kollegiales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien
* Moderne Büroräume am Kurfürstendamm
* Flexible Arbeitszeitmodelle und mobiles Arbeiten nach Einarbeitung und Absprache
* Langfristige Perspektive und individuelle Entwicklungsmöglichkeiten
* Fachlicher Rückhalt durch regelmäßige, lösungsorientierte Besprechungen aktueller Fragen mit juristischer Begleitung.
* Neben einer leistungsgerechten und angemessenen Vergütung übernehmen wir auf Wunsch die Kosten für ein Jobticket. Außerdem besteht die Möglichkeit, Teile des Gehalts in vermögenswirksame Leistungen umzuwandeln.
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