Klarheit schaffen. Abläufe sichern. Entscheidungen vorbereiten.
Sie mögen es, wenn kaufmännische Themen geordnet, Informationen sauber aufbereitet und Prozesse verlässlich nachgehalten werden? Sie arbeiten gern mit Zahlen, Fristen und Dokumenten – und möchten gleichzeitig nah an der kaufmännischen Leitung agieren? Dann ist diese Position eine sehr passende Schnittstellenrolle.
Für ein zukunftsorientiertes Unternehmen im öffentlichen Energiesektor suchen wir eine Assistenz (m/w/d), die Organisationstalent, kaufmännisches Verständnis und strukturiertes Vorgehen zusammenbringt.
Ihr Verantwortungsbereich
1) Unterstützung der kaufmännischen Leitung (operativ & koordinativ)
* Unterstützung bei laufenden Themen sowie bei ausgewählten Sonderaufgaben
* Planung, Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben, Terminen und Fristen
* Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Übersichten (u. a. mit Excel und PowerPoint)
2) Gremien- und Unterlagenarbeit
* Vorbereitung, Strukturierung und Nachbereitung von Unterlagen für Aufsichtsrat und interne Gremien
* Pflege einer nachvollziehbaren Dokumentation inkl. Versionsständen, Ablage- und Freigabelogik
* Organisation von Sitzungen/Terminen inkl. Agenda- und Unterlagenmanagement
3) Prüfungen, Revisionen, Zusammenarbeit mit Schnittstellen
* Koordination externer Prüfungen und Revisionen (Termine, Unterlagen, Abstimmungen)
* Kommunikation mit Fachbereichen, externen Partnern und Dienstleistern
* Unterstützung in Projekten sowie bei Dienstreisen und Veranstaltungen, wenn erforderlich
Das bringen Sie mit
* Kaufmännische Ausbildung oder wirtschaftsnahes Studium
* Erste Erfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder kaufmännischen Schnittstellenrolle (öffentlich/energiebezogen ist ein Plus)
* Sorgfalt im Umgang mit Zahlen, Dokumenten und kaufmännischen Abläufen
* Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel und PowerPoint
* Arbeitsstil: strukturiert, eigenständig, verlässlich im Nachhalten – auch wenn mehrere Themen parallel laufen
* Klare Kommunikation und gute Zusammenarbeit im Team
* Deutsch sehr sicher; Englischkenntnisse sind hilfreich
Rahmenbedingungen
* Unbefristete Beschäftigung in einem stabilen Umfeld des öffentlichen Energiesektors
* Vergütung in Anlehnung an den TVöD bzw. vergleichbare Strukturen
* 30 Urlaubstage (bei 5-Tage-Woche)
* Flexible Arbeitszeiten; Teilzeit nach Absprache möglich
* Systematische Einarbeitung und individuelle Weiterbildungsoptionen
* Betriebliche Altersvorsorge und Angebote zur Gesundheitsförderung
* Offene, wertschätzende Zusammenarbeit und kurze Abstimmungswege
* Ein Arbeitsplatz mit gesellschaftlicher Relevanz und langfristiger Perspektive
Über SEARCH4
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