Das erwartet Sie
Als Stellvertretende Leitung der Medizinischen Sekretariate übernehmen Sie eine verantwortungsvolle Doppelrolle: Einerseits leisten Sie täglich einen zentralen Beitrag in der Administration rund um unsere medizinischen Prozesse – andererseits sind Sie eng in die fachliche und organisatorische Führung des Sekretariats eingebunden. Gemeinsam mit der Leitung entwickeln Sie Prozesse weiter, tragen Verantwortung für reibungslose Abläufe und sind bei Abwesenheiten auch als direkte Ansprechperson des Sekretariats gefragt.
Ihre Aufgaben – vielseitig und sinnstiftend
1. Administrative und organisatorische Unterstützung der Ärzteschaft, Psychologie und weiteren Therapeut*innen (Drehscheibenfunktion für interne und externe Anspruchsgruppen)
2. Bearbeitung des medizinischen Berichtswesens inkl. Versand und Leistungserfassung, allgemeine Korrespondenz (z. B. Kostengutsprachegesuche, Versicherungsanfragen, Rezepte
3. Koordination und Organisation von Sitzungen, Weiterbildungen und sonstigen Veranstaltungen
4. Unterstützung bei der Einführung neuer Mitarbeitenden
5. Mitarbeit bei der laufende Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen und Unterstützung in deren Implementierung, Umsetzung und Einhaltung, Mitwirken in Arbeitsgruppen
6. Ferienvertretung im Medizinischen Sekretariat der Ambulanten Dienste
7. Allenfalls Funktion als Kontaktperson für Arbeitssicherheit (KOPAS)
8. Stellvertretung der Leitung Medizinische Sekretariate sowie Assistent*in des Ärztlichen Direktors
9. Teilnahme und/oder Vertretung in internen Gremien (z. B. Ines KIS Betriebsgruppe, medizinische Leitungssitzungen, Rapporte, Konferenzen) inkl. Protokollführung
10. Arbeitsplanung/Dienstplanung Medizinische Sekretariate
11. Enge Zusammenarbeit mit dem Direktionssekretariat inkl. Ferienvertretung der Direktionsassistenz (bei Bedarf auch Protokollführung bei Sitzungen der Klinikdirektion)
Das bringen Sie mit
12. Freude an Weiterentwicklung, Projektarbeit und kollegialer, transparenter Zusammenarbeit auf Augenhöhe
13. Abgeschlossene kaufmännische oder medizinische Grundausbildung (z. B. MPA)
14. Weiterbildung als Arzt-/Spitalsekretär*in/Chefarztsekretär*in oder als Direktionsassistenz von Vorteil
15. Berufserfahrung im medizinischen Sekretariatsbereich
16. Vernetztes, bereichsübergreifendes Denken, hohe Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, Prioritäten laufend den Gegebenheiten entsprechend sinnvoll anzupassen
17. Geduld mit sich und anderen, Freude an der Zusammenarbeit in interprofessionellen Teams
18. Organisationstalent mit einer raschen Auffassungsgabe und hoher Dienstleistungsorientierung mit der Fähigkeit, Prioritäten laufend den Gegebenheiten entsprechend sinnvoll anzupassen
19. Selbständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise auch in hektischen Momenten
20. Erste Erfahrungen in einer Leitungsfunktion von Vorteil
21. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
22. Versierter Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung mit einem Klinikinformationssystem (wir arbeiten mit Navision und InesKIS)