Für unsere Abteilung Facility Management, am Standort Hamburg, suchen wir zur Verstärkung unseres Teams eine/n Facility Management Specialist (m/w/d)
Ihre Aufgaben:
In dieser Funktion sind Sie eine zentrale Anlaufstelle für sämtliche interne Anfragen an das Facility Management.
Im Detail bedeutet Dies:
1. Sie koordinieren Instandhaltungs- und Wartungsaufträge und übernehmen die Kommunikation und Terminabstimmung mit externen Dienstleistern in diesem Zusammenhang.
2. Zudem übernehmen Sie verantwortungsvoll die gesamte Schlüssel- und Transponderverwaltung inklusive Dokumentation und Programmierung, koordinieren die Aus- und Rückgabe für Mitarbeitende, Dienstleister und Besucher. Hierbei haben Sie auch einen Überblick über die Auf- und Entwertung der Transponder und Dokumentieren diese zur Weitergabe an unsere Buchhaltung.
3. Für den Bereich Facility Management erfassen und strukturieren Sie sämtliche Rechnungen, ordnen diese den jeweiligen Projekten zu, fordern bei Bedarf neue Projektnummern an und stellen die relevanten Unterlagen für die Budgeterstellung zusammen.
4. Auch bei internen Umzügen und Umbauten unterstützen Sie administrativ und übernehmen ggf. die Abstimmung mit Handwerkern, IT oder weiteren internen Abteilungen. Hierbei übernehmen Sie auch die Pflege und Aktualisierung der Etagenpläne in Microsoft Visio.
Ihr Profil:
5. Sie bringen eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürokommunikation oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation mit und freuen sich darauf, Ihr Wissen bei uns einzubringen.
6. Idealerweise verfügen Sie bereits über Erfahrung in der Assistenz oder Sachbearbeitung und überzeugen durch Ihr ausgeprägtes Organisationstalent.
7. Der Umgang mit MS-Office fällt Ihnen leicht und Sie sind offen dafür, neue digitale Tools – wie beispielsweise Microsoft Visio – in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren.
8. Als echter Teamplayer überzeugen Sie durch freundliches Auftreten sowie Ihre hohe Einsatzbereitschaft, Flexibilität und Zuverlässigkeit.
9. Idealerweise verfügen Sie über gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.