Wir suchen eine persönliche Assistenz, die im Hintergrund dafür sorgt, dass Termine stehen, Aufgaben nachgehalten werden und Abläufe reibungslos laufen. Vor- und NachbereitungEigenständige Durchführung klassischer Assistenzaufgaben (Telefonate, Schriftverkehr, Ablage)Angebote einholen, Vergleiche erstellen und Recherchen durchführenUnterstützung bei buchhalterischen Vorgängen (z. B. Rechnungserstellung, USt-Voranmeldung)Kommunikation mit Kunden, Dienstleistern und PartnernNachhalten von Deadlines und operativer Support in laufenden ProjektenVerwaltung und Strukturierung von Unterlagen über mehrere Gesellschaften hinwegLaufende Verbesserung interner Abläufe - pragmatisch, nicht bürokratischQualifikationMindestens 3 Jahre Erfahrung als AssistenzErfahrung im unternehmerischen Umfeld (kein Konzern, keine Behörde)Grundkenntnisse in der Rechnungsstellung und USt-VoranmeldungSehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift, fehlerfreies DeutschBelastbarkeit, Eigenverantwortung und klare KommunikationSicherer Umgang mit MS OfficeAbsolute Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und LoyalitätWohnort im Umkreis DortmundBenefitsZusätzliche Urlaubstage - über die gesetzlichen Regelungen hinausFirmenhandy und -laptop - modern ausgestattet für mobiles ArbeitenBetriebliche Gesundheitsbenefits - langfristige Vorsorgeoptionen über die private Variante hinausKostenfreie Parkplätze am Standort Dortmund - stressfrei pendelnKostenlose Snacks & Getränke - für Energie im AlltagMentoring-Sessions - persönliche Weiterentwicklung und BeratungRegelmäßige Team-Events - gemeinsame Aktivitäten zur Stärkung des TeamgeistsNoch ein paar Worte zum SchlussWas uns an Dir zusätzlich begeistern würde (kein Muss)Erfahrung mit Immobilienabrechnungen oder ProjektunterstützungTechnisches Grundverständnis & digitale AufgeschlossenheitFähigkeit, in turbulenten Situationen den Überblick zu behaltenInteresse an Persönlichkeitsentwicklung und pragmatischer LösungsorientierungLust auf ein Umfeld mit Tempo, klaren Erwartungen und echter Verantwortung