Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine dynamische und innovationsstarke Universität zentral in Deutschland gelegen. Mit einem breiten Fächerspektrum gestaltet sie die Zukunft durch exzellente Forschung und Lehre. Ihre wissenschaftliche Exzellenz spiegelt sich in den Profillinien Light – Life – Liberty wider, die wegweisende Erkenntnisse und nachhaltige Lösungen für die Gesellschaft von morgen liefern. Eng vernetzt mit führenden Forschungseinrichtungen, innovativen Unternehmen und renommierten Kultureinrichtungen treibt sie interdisziplinäre Entwicklungen voran. Mit rund 17.000 Studierenden und rund 10.000 Beschäftigten prägt sie Jena als pulsierende, international vernetzte Wissenschafts- und Zukunftsstadt.
Der Freistaat Thüringen hat der Friedrich-Schiller-Universität Jena die Bewirtschaftung des Wissenschaftscampus Jena Beutenberg übertragen. Mit der Unterstützung in den Bereichen technisches, infrastrukturelles und kaufmännisches Gebäudemanagement hat die Universität als Alleingesellschafterin ihre Tochtergesellschaft, die Universität Jena Servicegesellschaft mbH, beauftragt. Sie ist auch im Projektgeschäft der Universität tätig. Für die Gesellschaft ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als
Sekretärin/Assistentin
in Teilzeit (20 h), unbefristet, zu besetzen.
Ihre Aufgaben:
1. Schriftlicher und elektronischer Schriftverkehr, einschließlich Erstellung, Bearbeitung und Versendung von Briefen, Protokollen, E-Mails und anderen Dokumenten
2. Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen, sowie die Beantwortung von Fragen und die Erteilung von Auskünften
3. Bearbeitung von Posteingang und -ausgang
4. Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial
5. Vereinbarung und Verwaltung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen, sowie deren Vorbereitung und Nachbereitung
6. Sie führen Protokoll bei Sitzungen und verfolgen die daraus resultierenden Aufgaben
7. Erstellung, Pflege und Verwaltung von Akten und Dateien, sowohl in Papierform als auch digital
8. Unterstützung beim Unternehmenscontrolling
9. Erstellung von Verträgen, zum Beispiel für Parkplätze und Weiterbildung
Ihr Profil:
10. Sie haben eine Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement erfolgreich abgeschlossen oder verfügen über einen vergleichbaren berufsqualifizierenden Abschluss
11. Sie verfügen über einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
12. Sie haben ein freundliches und verbindliches Auftreten, sind hochmotiviert, bestens organisiert, flexibel und belastbar, arbeiten selbstständig, bringen die Eigenschaft mit, Prioritäten zu setzen und bringen Eigeninitiative ein
13. Sie agieren stets umsichtig und gewissenhaft als rechte Hand der Geschäftsführung wissen Sie um Ihre Verantwortung
14. Sicherer und routinierter Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
Sie zögern, da Sie ein(ig)e unserer Anforderungen nicht erfüllen? Bewerben Sie sich trotzdem und geben Sie uns die Chance für ein Kennenlernen.
Unser Angebot:
15. Ein freundliches und motiviertes Team
16. Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit
17. Leistungsgerechte Vergütung
18. 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr
Es handelt sich um eine Teilzeitstelle (20 Wochenstunden).
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.