Stellenbeschreibung
Einleitung Wir suchen eine hochorganisierte und detailorientierte Person, die als Executive Assistant & Process Manager in unserem Unternehmen tätig wird. In dieser Schlüsselrolle bist du dafür verantwortlich, die Effizienz und Effektivität unseres Tagesgeschäfts sicherzustellen und unsere internen Prozesse kontinuierlich zu optimieren. Aufgaben Tagesplanung & Organisation: Tägliche Abstimmung mit dem Geschäftsführer in kurzen morgendlichen oder abendlichen Calls zur Organisation des Tagesplans. Verwaltung und Priorisierung der To-Dos des Geschäftsführers, inklusive regelmäßiger Updates und Statusberichte. Meeting Management: Teilnahme an allen Meetings des Geschäftsführers, inklusive Protokollführung und Notizen. Dokumentation und Nachverfolgung der besprochenen Aufgaben, um sicherzustellen, dass alle To-Dos erledigt werden. Organisation des Task-Managements und Gewährleistung, dass alle Aufgaben fristgerecht bearbeitet werden. Administrative Unterstützung: Bearbeitung und Versendung von Verträgen sowie Organisation von Terminen. Verwaltung und Beantwortung von E-Mails im Namen des Geschäftsführers. Durchführung kleinerer administrativer Aufgaben, die im Tagesgeschäft anfallen. System- und Prozessmanagement: Dokumentation von internen Prozessen und Erstellung von Standard Operating Procedures (SOPs). Erstellung von Anleitungen und Trainingsmaterialien basierend auf den Prozessen und Abläufen. Kontinuierliche Verbesserung und Optimierung bestehender Prozesse und Systeme. Qualifikation Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein Auge fürs Detail. Erfahrung im Management von Terminen, Aufgaben und administrativen Prozessen. Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Hohe Verlässlichkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen. Starkes Verständnis für System- und Prozessmanagement, inklusive Dokumentation und Optimierung. Fähigkeit, selbstständig und proaktiv zu arbeiten, mit einem Fokus auf Effizienz und Qualität. Benefits Sicherer Arbeitsplatz: Wir suchen langfristige Mitarbeiter:innen, die mit uns wachsen möchten. Unser Ziel ist es, jede Person unbefristet zu übernehmen – aktuell liegt die Übernahmequote bei über 95%. Tolle Arbeitsatmosphäre: Ein positives Umfeld ist uns im Vertrieb besonders wichtig. Nur wer gut gelaunt ist, kann andere begeistern. Bei uns herrscht ein kollegiales, familiäres Miteinander. Wir ziehen alle an einem Strang und motivieren uns gegenseitig, Bestleistungen zu erzielen und persönlich zu wachsen. Gute Vergütung & Karrierechancen: Unsere Mitarbeiter:innen profitieren von einer attraktiven Vergütung, Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie vermögenswirksamen Leistungen. Da wir in den nächsten Jahren weiter wachsen und expandieren, bieten sich dir zahlreiche Chancen für Weiterentwicklung und Führungskarrieren. Remote-Arbeit: Genieße die Flexibilität, von überall aus zu arbeiten und deine Work-Life-Balance nach deinen Vorstellungen zu gestalten. Innovative und dynamische Umgebung: Arbeite in einem innovativen und dynamischen Umfeld, in dem neue Ideen gefördert und zügig umgesetzt werden. Enger Austausch mit der Geschäftsführung: Du stehst im täglichen direkten Austausch mit der Geschäftsführung und erhältst wertvolle Einblicke in die Unternehmensführung. Flache Hierarchien: Dank kurzer Entscheidungswege kannst du schnell und direkt Einfluss auf Projekte und Prozesse nehmen. Noch ein paar Worte zum Schluss Wenn du Teil eines dynamischen, wachsenden Teams werden möchtest und eine spannende Herausforderung suchst, freuen wir uns auf deine Bewerbung! Zeige uns, was du drauf hast, und gestalte mit uns die Zukunft. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!