Ihre Aufgaben
1. Verwaltung und Planung der Finanzen des Arbeitskreises (Haushalt und Drittmittel), unter anderem Ermittlung des Finanzbedarfs (überschlägige kalkulatorische Berechnung) aller Einnahmen und Ausgaben, laufende Überwachung des Mittelabflusses und der verfügbaren Mittel, ggf. Veranlassung von erforderlichen Umbuchungen, Erstellung von Ausgabenübersichten, Mithilfe bei der Erstellung von Projektanträgen bzw. -berichten sowie von Verwendungsnachweisen (40 %)
2. Verwaltung und Organisation von Personalangelegenheiten, unter anderem Stellenausschreibung, Auswahlverfahren und Einstellung sowie Weiterbeschäftigung von Mitarbeiter*innen, Dokumentation von Personalvorgängen, Überwachung der Nutzung vorhandener Drittmittel- und Haushaltsstellen (15 %)
3. Organisation von Terminen und Dienstreisen, allgemeine Sekretariatstätigkeit (20 %)
4. Beschaffungsangelegenheiten, unter anderem Bestellung im SRM-System, Überprüfung des Status der Beschaffung sowie des Wareneingangs, Dokumentation in SAP und Ablage (10 %)
5. Vorbereitung von Prüfung und Abwicklung von Masterbewerbungen (10 %)
6. Korrespondenz sowie Korrekturen (auch in englischer Sprache) (5 %)
Unser Angebot
7. Vergütung nach E8 TV-L
8. unbefristet
9. Teilzeit 50 %
10. interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
11. Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
12. Vereinbarkeit von Familie und Beruf
13. fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
14. flexible Arbeitszeiten
15. FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
16. Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
17. betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
18. kollegiale Zusammenarbeit
19. offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
20. spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
Ihr Profil Das erwarten wir
21. abgeschlossene Berufsausbildung als Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement oder in einem sonstigen geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf
22. alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
23. sehr gute Kenntnisse und umfangreiche praktische Erfahrung im Umgang mit MS-Office
24. sehr gute Kenntnisse in und praktische Erfahrung mit der Erstellung von Finanzübersichten
25. sehr gute Deutschkenntnisse (v. a. Rechtschreibung, Grammatik, Formulierung)
26. sehr gute aktive Englischkenntnisse in Wort und Schrift
27. Beherrschung moderner Bürokommunikationsmittel, vor allem umfangreiche praktische Erfahrung im Umgang mit E-Mail und Internet-Recherche und mit der Kommunikation via digitaler Medien
28. strukturierte, lösungsorientierte und selbständige Arbeitsweise und ausgeprägtes Organisationsgeschick
29. Kommunikationsstärke sowie hohe Fähigkeit und Bereitschaft zur Kommunikation und Kooperation mit unterschiedlichen Zielgruppen (Universitätsverwaltung, Gäste, Besucher*innen)
30. positiver Umgang mit stressigen Situationen
Das wünschen wir uns
31. Erfahrungen in der Hochschulverwaltung
32. Erfahrung in der Führung eines Sekretariates
33. Erfahrung im Umgang mit Studierenden
34. Kenntnisse in und praktische Erfahrung mit SAP-basierten Anwendungen (vorrangig Berichtswesen) oder vergleichbarer Software