Position: Büroassistenz / Verwaltungskraft / vorbereitende Buchhaltung
Umfang: 25-30 Stunden / Woche
Überblick: In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der Büroorganisation und unterstützen sowohl die Geschäftsführung als auch die verschiedenen Abteilungen bei administrativen, organisatorischen und produktionsbezogenen Aufgaben. Sie sind die Schnittstelle für interne und externe Kommunikation und stellen sicher, dass Arbeitsabläufe reibungslos und effizient verlaufen. Parallel übernehmen Sie die Zuarbeit für das Steuerbüro in Bezug auf Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung.
Büroassistenz / Verwaltungskraft (m/w/d) – Teilzeit (25–30 Std.)
Aufgabenbereich
Telefon- und Büroorganisation:
* Bearbeitung von Telefonanrufen
* Verwaltung des Terminkalenders der Geschäftsführung
* Organisation von Meetings
* Telefonische Terminvereinbarungen für die Geschäftsführung
* Pflege von Kundendateien, Masterlisten und Datenbanken
* Versandvorbereitungen und Organisation des Magazinversands
* Optimierung von Prozessen und Dokumentation zur Effizienzsteigerung
* Schnittstelle zur Produktionsagentur
* Materialbestellungen
* E-Mail- und Postbearbeitung
Organisation von Veranstaltungen:
* Ortsbegehung, Protokollführung und Organisation der Veranstaltungen
* Gästelistenpflege, Einladungen und Namensschildermanagement
* Kommunikation mit Gästen und Partnern per E-Mail und Telefon
Buchhaltung und Finanzen:
* Buchung und Dokumentation von Eingangsbelegen, Gutschriften und Kassenführung
* Verwaltung der Mitarbeiter- und Lohnabrechnungen sowie Urlaubsanträge
* Kommunikation mit der Steuerberatung
Produktionsaufgaben:
* Erstellung und Pflege von Seiten- und Produktionsplänen
* Abstimmung von Anzeigen, Redaktionen und Texten mit Vertrieb und externen Partner:innen
* Kapazitätsplanung und Koordination mit externen Redakteur:innen
* Überprüfung und Nachforderung von Druckunterlagen, sowie Erstprüfung der Inhalte auf Tauglichkeit
* Organisation von Korrekturen und Freigaben in Zusammenarbeit mit Grafik und Agentur
Anforderungen
* Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Selbstständigkeit
* Erfahrung im Umgang mit Bürosoftware und Organisation (MS 365)
* Gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
* Teamorientiertes Arbeiten und Flexibilität in einem dynamischen Umfeld
* Zuverlässigkeit und Sorgfalt bei der Dokumentation und Bearbeitung von Aufgaben
Wir bieten
* Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
* Ein freundliches und motiviertes Team
* Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
* Ein modernes Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten
* Faires Einkommen
Kontakt
Bewerbung unter Angabe von Gehaltsvorstellung an guido.schulz@top-magazin.de
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