Office Manager (m/w/d)
Prüfen Sie unten, ob Sie die Voraussetzungen für diese Stelle erfüllen, und wenn ja, bewerben Sie sich so schnell wie möglich.
Wir suchen zum 01.10.2025 in Vollzeitbeschäftigung einen
für unsere Klinik für Hämatologie, Onkologie und Palliativmedizin einen
Wir überzeugen Sie mit:
* einem lebendigem vielseitigem Team verschiedener Berufsgruppen mit hoher Motivation zu patientenorientierter Leistung und Gemeinschaft
* einer Vergütung nach TVöD-K (Entgeltgruppe 9a) sowie betrieblicher Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
* einem unbefristeten Beschäftigungsverhältnis
* einem Firmenticket mit Arbeitgeberzuschuss oder Sachgutscheinen
Weitere Informationen finden Sie hier:
Deshalb passen Sie zu uns:
* Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im medizinischen Bereich z. B. als Medizinischer Fachangestellter (m/w/d), als medizinischer Sekretär (m/w/d) oder über eine vergleichbare Qualifikation
* Sie haben mehrjährige Erfahrung in der Assistenz oder Sekretariatsarbeit, vorzugsweise im medizinischen Umfeld
* eine ausgeprägte Organisationsfähigkeit und selbstständige Arbeitsweise gehören u.a. zu Ihren Stärken
* Sie sind sicher im Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) und der gängigen Krankenhausinformationssysteme
* ein hohes Maß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit gehören u.a. zu Ihren Stärken
* Sie sind kommunikationsstark und haben ein professionelles Auftreten gegenüber Ärzten*innen, Patienten*innen und Kollegen*innen
* Sie haben die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen
* Sie haben sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, insbesondere für Korrespondenz in fließender englischer Sprache
* Sie haben idealerweise Grundkenntnisse im Bereich Hämatologie und Onkologie
* Sie sind sensibel für die Bedeutung der eigenen Rolle in der Repräsentation sowie für das Patientenerleben und für den Ruf der Abteilung
Sie verstärken uns hier:
* Unterstützung der Chefärztin in organisatorischen, administrativen und kommunikativen Belangen
* Koordination und Terminplanung für die Chefärztin, inklusive interner und externer Besprechungen, Konferenzen und Veranstaltungen
* Vorbereitung, Protokollierung und Nachverfolgung von Besprechungen, Sitzungen und interdisziplinären Konferenzen
* Schriftverkehr und Korrespondenz mit Patient*innen, Mitarbeitenden, externen Partnern und Kostenträgern unter Wahrung von Diskretion und Vertraulichkeit
* Führung der Korrespondenz in fließender englischer Sprache mit nationalen und internationalen Partnern
* Planung und Organisation klinikinterner Projekte und Qualitätsmanagementmaßnahmen
* Mitwirkung im Qualitätsmanagement klinischer Studien innerhalb der Klinik
* Abwicklung der Personaladministration für die Chefärztin, z. B. Urlaubsplanung, Dienstpläne und Reisemanagement
* Erstellung von Berichten, Präsentationen und Statistiken
* Ansprechpartner*in für interne und externe Anfragen im Bereich der ärztlichen Leitung
* Unterstützung bei der Kommunikation und Koordination zwischen verschiedenen Fachabteilungen und externen Partnern (z. B. Labor, Forschungseinrichtungen, Kostenträger)
* Organisation und Verwaltung von Fort- und Weiterbildungen sowie Veranstaltungen der Klinik
* Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Sekretariat der Chefärztin
* Berichtslinie: Direkte Berichtslinie an die Chefärztin der Klinik für Hämatologie und Onkologie
Für eine erste Kontaktaufnahme steht Ihnen Frau Prof. Karin Jordan, Tel. 0331.241 - 36002 oder Frau Förster, Tel. 0331.241 - 36067, E-Mail Patricia.Foerster@klinikumevb.de zur Verfügung.