Personal Assistant:in zur Geschäftsführung
Unser Mandant ist ein etabliertes, inhaber- und familiengeführtes Unternehmen im Bereich der Medizintechnik mit Sitz in der Region Freiburg im Breisgau. Das Unternehmen entwickelt und vertreibt innovative medizinische Produkte auf dem deutschen und internationalen Markt und ist seit Jahrzehnten fest in seiner Branche verankert.
Die Unternehmenskultur ist geprägt von kurzen Entscheidungswegen, hoher Eigenverantwortung und einem unternehmerisch denkenden Team. Hier arbeiten Sie nicht für eine Nummer – Sie arbeiten mit Machern und Entscheidern.
Die Rolle - im Überblick
Diese Position ist bewusst hybrid konzipiert: Rund zwei Drittel entfallen auf professionelles Office- und Organisationsmanagement, ein Drittel auf anspruchsvolle, unternehmerisch relevante Aufgaben direkt an der Seite der Geschäftsführung.
Sie sind die zentrale Schnittstelle zwischen dem Inhaber und dem Geschäftsführer – zwei unterschiedlichen Persönlichkeiten mit hohem Anspruch und klarer Vision. Ihre Aufgabe: beide entlasten, Struktur schaffen und mitdenken, nicht nur verwalten.
Ihre Aufgaben:
* Empfang & Büromanagement
* Professioneller Empfang von Gästen, Kunden und Partnern; Verwaltung von Zutritts- und Berechtigungssystemen
* Koordination und Betreuung von Meetingräumen inkl. Bewirtung
* Telefonzentrale: Annahme, Filterung und Weiterleitung eingehender Gespräche
* Bearbeitung des allgemeinen Firmenpostfachs sowie der Ein- und Ausgangspost
* Sicherstellung von Ordnung und Sauberkeit in den allgemein genutzten Bereichen (Meetingräume, Kantine, Flure)
* Koordination von Büromaterialien und Verbrauchsgütern (Überwachung, Bestellung, Verteilung)
* Unterstützung interner Events und Kommunikationsmaßnahmen
* Assistenz der Geschäftsführung
* Terminmanagement: Planung, Koordination und Priorisierung der Kalender von Inhaber und Geschäftsführer
* Reisemanagement: Buchung von Flügen, Hotels und Transfers; Erstellung von Reiseunterlagen und Reisekostenabrechnungen
* E-Mail- und Telefonmanagement: Entlastung der Geschäftsführung durch strukturierte Vorselektion und Erstbearbeitung
* Dokumentenmanagement: papierloses Office, Ablage, Archivierung und Vertragsverwaltung
* Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, Kunden und externen Partnern
* Eigenverantwortliches Handeln in definierten Situationen im Namen der Geschäftsführung
* Strategische Entwicklungsaufgaben
* Erstellung von Präsentationen, Berichten, Briefen und Protokollen (PPT, Word, Excel, OneNote)
* Vorbereitung und Durchführung von Meetings: Agenda, Unterlagen, Protokollführung und Nachverfolgung
* Mitarbeit bei strategischen Projekten, z. B. Einführung neuer Software oder Prozessoptimierungen
* Budgetüberwachung: Kontrolle von Ausgaben, Rechnungsprüfung und Kostenstellen der Geschäftsführung
* Sicherstellung der Umsetzung von Entscheidungen der Geschäftsführung durch aktive Nachverfolgung
Ihr Profil:
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Hintergrund; idealerweise Erfahrung im Assistenzbereich auf Führungsebene
* Strukturiertes, proaktives Denken – Sie schaffen Ordnung, bevor jemand danach fragt
* Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook)
* Ausgeprägte Kommunikationsstärke – schriftlich wie mündlich, intern wie extern
* Diskretion, Loyalität und ein sicheres Auftreten im Umgang mit vertraulichen Informationen
* Fähigkeit, mit unterschiedlichen Charakteren und Führungsstilen umzugehen
* Lust auf Unternehmertum aus nächster Nähe – Sie verstehen die Welt der Entscheider und wollen Teil davon sein
* Sehr gute Deutschkenntnisse und Englischkenntnisse in Word und Schrift
Was Sie erwartet:
* Eine Rolle mit echter Verantwortung – kein reines Assistieren, sondern mitgestalten und mitdenken
* Direkte Zusammenarbeit mit Entscheidern auf höchster Unternehmensebene
* Abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung
* Ein dynamisches KMU-Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und unternehmerischem Geist
* Moderner Arbeitsplatz in der Region Freiburg im Breisgau