Stellenbeschreibung
Als Executive Assistance (m/w/d) in Voll-/Teilzeit unterstützen Sie unsere Geschäftsleitung im operativen und strategischen Tagesgeschäft sowie bei Projekten und übernehmen dabei u.a. folgende Aufgaben:
1. Organisation des Sekretariats mit allen anfallenden Aufgaben inkl. Termin- und Eventplanung
2. Reisemanagement inkl. Flüge/Mietwagen/Hotels/Visabeschaffung sowie Erstellung von Reisekostenabrechnungen
3. Erledigung eingehender und ausgehender Korrespondenz sowie Dokumentenablage
4. Unterstützung und Durchführung von Auswertungen, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen
5. Eigenständige Vor- und Nachbereitung von Meetings
6. Kommunikationsschnittstelle des Managements zwischen dem Gerresheimer Standort in Lohr und dem Düsseldorfer Headquarter
7. Weiterentwicklung der administrativen Prozesse
8. Kontakt zu externen Geschäftspartnern
Qualifikationen
9. Erfolgreich abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder eine kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Weiterbildung
10. Berufserfahrung im Bereich Assistenz/Sekretariat
11. Teamorientierung und klare, offene Kommunikation
12. Loyalität, Diskretion und eine sehr gründliche Arbeitsweise
13. Selbstständiges, zielorientiertes Arbeiten sowie ein sicheres Auftreten
14. Zuverlässigkeit, Organisationsfähigkeit und Flexibilität
15. Ein hohes Maß an Eigeninitiative und Einsatzbereitschaft
16. Geübter Umgang mit MS Office – insbesondere in Teams, Outlook, Excel und PowerPoint
17. Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse; weitere Fremdsprachen von Vorteil