Verwaltungsfachkraft (m/w/d) – Sekretariat, Kursverwaltung & Abrechnung
1. SOS-Kinderdorf e.V. Deutschland
2. Berufserfahrung
3. Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
4. Teilzeit
Jetzt bewerben
Der SOS-Kinderdorf e.V.
Der SOS-Kinderdorf e.V. ist eine renommierte Hilfsorganisation und ein freier, gemeinnütziger Träger der Kinder- und Jugendhilfe mit 38 Einrichtungen im gesamten Bundesgebiet und rund 5.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
SOS-Kinderdorf in Berlin unterstützt und begleitet Familien, Kinder und Jugendliche seit mehr als 30 Jahren mit vielfältigen, differenzierten Angeboten. Aus dem Ansatz von Vernetzung und systemischer Sichtweise sind wir an mehreren Standorten in der Hauptstadt – von Hellersdorf über Reinickendorf und Mitte bis nach Spandau – mit unseren Angeboten vor Ort in den Sozialräumen etabliert: Dazu gehören Kinder- und Familienhilfen (SOS-Kinderdorffamilien und Wohngruppen, Erziehungs- und Familienberatung, Familien- und Stadtteilzentren, Familienbildung, Kindertagesstätte, Mehrgenerationenhaus), schulbezogene Hilfen und Projekte sowie vielfältige Angebote im Feld der Ausbildung und Qualifizierung (Jugendberatungshaus, Berufsorientierung und -vorbereitung, Berufsausbildung). Wir sind unterschiedlichen Alters, unterschiedlichen Geschlechts, haben unterschiedliche kulturelle Hintergründe und Herkunftssprachen und unterschiedliche Beeinträchtigungen und Stärken.
Im SOS-Kinderdorf Berlin suchen wir zum 01.02.2026 eine
Verwaltungsfachkraft (m/w/d) – Schwerpunkt Teilnehmendenmanagement für unsere Kurse & Abrechnung der Tagesbetreuung
in unbefristeter Anstellung, Teilzeit (30 Std./Wo.)
Ihr Aufgabenbereich:
Sie sind strukturiert, kommunikationsstark und behalten auch dann den Überblick, wenn viele Fäden gleichzeitig in Ihrer Hand zusammenlaufen? Dann freuen wir uns auf Sie! Unterstützen Sie uns in der administrativen Betreuung unserer Kita und des Hortes sowie bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben am Standort mit Ihrem Organisationstalent, Ihrer Verlässlichkeit und Ihrer Herzlichkeit im Teilnehmendenmanagement für unsere Kurse im Familienzentrumund Abrechnung unseres Tagesbetriebs – und tragen Sie dazu bei, dass Bildung, Betreuung und Begegnung reibungslos gelingen.
5. Anmeldung & Kursorganisation: Sie nehmen Kursanmeldungen entgegen, prüfen Verfügbarkeiten, führen Kurslisten und koordinieren die Raumbelegung. Dabei behalten Sie stets den Überblick über alle laufenden Angebote und Teilnehmer*innen
6. Verwaltung & Abrechnung unserer Angebote der Tagesbetreuung: Sie erfassen die betreuten Kinder in der Kita und im Hort, erstellen Rechnungen und übernehmen das Forderungsmanagement der Elternbeiträge – zuverlässig, sorgfältig und transparent
7. Veranstaltungskoordination: Sie planen und organisieren interne und externe Veranstaltungen am Standort, kümmern sich um die Vorbereitung und sorgen für einen reibungslosen Ablauf
8. Kommunikation & Empfang: Sie sind die erste freundliche Stimme am Telefon, beantworten Anfragen kompetent und sind Ansprechperson für Besucherinnen, Eltern und Kooperationspartnerinnen
9. Post- und Büroorganisation: Sie bearbeiten den Postein- und -ausgang, unterstützen die Büroorganisation und sorgen für eine verlässliche Ablage
10. Systempflege & Verantwortung: Sie pflegen Daten in den relevanten Systemen sorgfältig und achten auf die gewissenhafte Umsetzung des Kinder- und Betreutenschutzes – mit Achtsamkeit, Empathie und Verantwortungsbewusstsein
Ihre Qualifikation und Kompetenzen:
11. fachliche Basis: abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation sowie Erfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich
12. digitale Kompetenz: Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise Kenntnisse in einer Personalverwaltungs- oder Abrechnungssoftware
13. Organisationstalent: Sie behalten auch bei vielfältigen Aufgaben und wechselnden Anforderungen den Überblick, setzen Prioritäten und arbeiten strukturiert, verlässlich und lösungsorientiert
14. Kommunikationsfreude: Sie begegnen Menschen freundlich, offen und respektvoll – telefonisch, per E-Mail und im persönlichen Kontakt
15. Teamgeist & Verantwortungsbewusstsein: Sie arbeiten gerne mit anderen zusammen, unterstützen Kolleg*innen tatkräftig und handeln mit hoher Sorgfalt und Zuverlässigkeit
16. Ruhe & Gelassenheit: Auch in lebhaften Phasen behalten Sie Ruhe, Klarheit und einen freundlichen Ton – Ihre Ausstrahlung schafft Orientierung und Vertrauen
17. professionelle Haltung: Ihr Umgang mit Nähe und Distanz – besonders zu den von uns betreuten Personen – ist reflektiert, respektvoll und empathisch
Unsere Leistungen als Arbeitgeber:
Ihre finanziellen Vorteile
18. ein sicherer Arbeitsplatz mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag
19. ein attraktives, am TVöD SuE orientiertes Gehalt
20. Jahressonderzahlung und vermögenswirksame Leistungen
21. eine 100 % arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge in Höhe von 6,9 % des monatlichen Bruttogehaltes inkl. Absicherung bei Erwerbsunfähigkeit
22. bis zu 500 € pro Jahr für Fahrtkosten im ÖPNV
23. günstiges Jobradleasing (inkl. E-Bikes)
24. ein umfangreiches Paket weiterer Leistungen wie Zuzahlungen bei naturheilkundlichen Behandlungen, Zahnersatz, Sehhilfen etc.
25. freiwillige Sozialleistungen wie Zuschüsse bei Hochzeit, Geburt oder Adoption eines Kindes
26. SOS-Vorteilsportal von Corporate Benefits mit einer Vielzahl kostengünstiger Angebote bekannter Marken aus allen relevanten Lebensbereichen – zum Beispiel Technik, Reisen, Mode, Wohnen und vieles mehr
27. als Mitglied des Paritätischen Gesamtverbandes haben der SOS-Kinderdorf e.V. und seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugang zu Sonderkonditionen von zahlreichen Anbietern
Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben
28. 31 Tage Urlaub plus freie Tage am 24. und 31. Dezember
29. anlassbezogene Sonderurlaubsregelungen
30. Möglichkeit, nach Absprache mobil zu arbeiten
31. Teamevents (z.B. Feiern, Ausflüge, Kultur)
32. sparen Sie auf Ihrem persönlichen Zeitwertkonto Guthaben an, und verwirklichen Sie berufliche Auszeiten (Sabbatical)
Berufliche und persönliche Weiterentwicklung inkl. Gesundheitsfürsorge
33. flexible Förderung von Fort- und Weiterbildungen durch Freistellung und finanzielle Unterstützung
34. sehr umfangreicher Veranstaltungskatalog mit zahlreichen Seminaren zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
35. Kurse und Praxisangebote zu Themen der Gesundheit und Achtsamkeit
36. mehrtägige Neueingestellten-Tagung mit Möglichkeiten des Austausches und der Vernetzung
37. profitieren Sie von unserer Expertise und der hohen Fachlichkeit als bundesweit tätiger Träger in der Kinder- und Jugendhilfe