Die Dekanatsverwaltung der Medizinischen Fakultät der Universität Ulm besetzt im Promotionsbüro zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer/es Verwaltungsangestellten (w/m/d) - 60%
Die Dekanatsverwaltung der Medizinischen Fakultät versteht sich als Serviceeinrichtung für die Wissenschaft und pflegt in diesem Kontext intensive Interaktionen mit Vertreter/innen aus Forschung, Lehre und Krankenversorgung. Es wird eine hochmotivierte Persönlichkeit gesucht, die sich den Herausforderungen auf organisatorischer und fachlicher Ebene stellt und die spannende Interaktion aktiv gestalten möchte.
Die damit verbundenen Aufgaben sind anspruchsvoll und abwechslungsreich:
- Organisatorische Betreuung und Begleitung von Promotionsverfahren einschließlich
° Rechtskonforme Prüfung und Bearbeitung von Anträgen und Anfragen sowie Prüfungsmanagement
° Gremienarbeit, Protokollierung von Sitzungen
° Information und Beratung von Doktoranden und Betreuer/innen
° Aktenverwaltung
- Betreuung des Internetauftritts, Recherchen und Berichtswesen
Unser Angebot:
- Angemessene Vergütung nach TV-L sowie betriebliche Altersvorsorge
- Abwechslungsreiche, interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem kollegialen Arbeitsumfeld
- Moderner Arbeitsplatz und attraktive Arbeitsbedingungen (Homeoffice/Mobile Arbeit)
- Gleitende Arbeitszeit sowie die im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen
- Vielseitige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Betriebliche Gesundheitsförderung, Jobticket
Sie zeichnen sich durch rasche Auffassungsgabe und hohe Zuverlässigkeit aus, sind teamfähig und aufgeschlossen?
Sie verfügen über sehr gute Umgangsformen sowie ein freundliches und sicheres Auftreten? Flexibilität ist für Sie ebenso selbstverständlich wie Diskretion und Loyalität? Neben sehr guter mündlicher wie schriftlicher Ausdrucksfähigkeit besitzen Sie Kreativität, überdurchschnittliche Einsatzbereitschaft sowie Organisationstalent?
Die Stelle erfordert folgende Qualifikationen:
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Fachfrau/Fachmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Berufsausbildung
- Einschlägige Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung oder im Hochschulbereich
- Hohes Maß an Kommunikationskompetenz und Verantwortungsbereitschaft
- Fähigkeit zu selbständigem, strukturiertem und effizienten Arbeiten
- Bereitschaft zur zielorientierten Teamarbeit im akademischen Umfeld
- Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office Programmen
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung!
Bewerbungen werden erbeten bis 08.05.2026 an:
Universität Ulm
Medizinische Fakultät
Akademische Angelegenheiten
Frau Judith Klotzbach
Albert-Einstein-Allee 11
89081 Ulm
Judith.Klotzbach@uni-ulm
Die Einstellung erfolgt über die Verwaltung des Klinikums im Auftrag des Landes Baden-Württemberg. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Das Universitätsklinikum Ulm strebt die Erhöhung des Frauenanteils in den Bereichen an, in denen Sie unterrepräsentiert sind. Entsprechend qualifizierte Frauen werden um ihre Bewerbung gebeten. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar.