Job Description
Die VisiTrans GmbH ist ein wachsendes, innovatives Unternehmen mit drei klaren Geschäftsbereichen: Logistik & Verkehr, Messe- und Veranstaltungsorganisation sowie Verteidigung & sicherheitsnahe Projekte.
Wir arbeiten für namhafte Großkonzerne, öffentliche Auftraggeber, Landesgesellschaften und internationale Institutionen – häufig in komplexen, regulierten Umfeldern. Unsere Stärke liegt in Struktur, Verlässlichkeit und operativer Exzellenz.
Im Zuge unseres Wachstums und der geplanten Segmentierung unserer Geschäftsbereiche bauen wir unsere internen Strukturen gezielt aus. Dabei schaffen wir bewusst Raum für Persönlichkeiten, die Verantwortung übernehmen und langfristig eine tragende Rolle im Unternehmen einnehmen möchten.
In dieser zentralen Rolle verantwortest du die kaufmännische Steuerung unseres Unternehmens. Du hältst Finanzen, Controlling sowie zentrale Personal- und Vertragsgrundlagen zusammen und arbeitest eng mit der Geschäftsführung, externen Partnern und internen Verantwortlichen.
Die Position ist ganzheitlich und hands-on angelegt. Sie richtet sich an Menschen mit unternehmerischem Blick, die strukturiert denken, Verantwortung übernehmen und bei Bedarf auch operativ mit anpacken – und die Lust haben, ein wachsendes Unternehmen aktiv weiterzuentwickeln.
Die Rolle ist klar mit Entwicklungsperspektive verbunden und kann sich schrittweise zu weitergehenden Leitungs- und Führungsaufgaben entwickeln.
Deine Aufgaben
Kaufmännische Steuerung & Finanzen
* Gesamtverantwortung für Buchhaltung, Zahlungsverkehr und kaufmännische Abläufe
* Vorbereitung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
* Zentrale Ansprechperson für Steuerberater, Finanzamt, Behörden und weitere externe Partner
* Bei Bedarf operative Mitarbeit im Auftrags- und Rechnungswesen (Hands-on-Mentalität)
Controlling & Unternehmenssteuerung
* Ertrags- und Finanzplanung, Kostenkontrolle sowie Soll-Ist-Vergleiche
* Aufbau und Weiterentwicklung eines sparten- und produktbezogenen Controllings
* Erstellung transparenter Reports und Dashboards (intern sowie für Kunden)
* Analyse kaufmännischer Daten und Sicherstellung einer hohen Datenqualität
* Unterstützung bei Kalkulationen, Wirtschaftlichkeitsrechnungen und neuen Geschäftsmodellen
* Kontinuierliche Optimierung von Prozessen und Schnittstellen im Unternehmen
Personal, Administration & Organisation
* Steuerung zentraler HR-Prozesse (Recruiting, Bewerbungen, Verträge, Onboarding)
* Pflege und Weiterentwicklung interner Richtlinien und des Unternehmenshandbuchs
* Verantwortung für Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Personalstatistiken
* Betreuung administrativer Strukturen, Tools, Softwarelizenzen und Assets
* Organisation von Beschaffung, Büro- und Facility-Themen
Vertragsmanagement & rechtliche Schnittstellen
* Aufbau und Pflege einer strukturierten Standard-Vertragsbibliothek
* Kaufmännische und formale Erstprüfung von Verträgen
* Abstimmung von Vertragsgrundlagen mit Kunden und Partnern
* Vorbereitung von Vertragsentwürfen und Zusammenarbeit mit externen Anwälten
* Unterstützung bei Vertragsverhandlungen sowie Sicherstellung von Compliance und sauberer Dokumentation
Unternehmensentwicklung
* Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung bei strategischen und strukturellen Themen
* Mitwirkung an der weiteren organisatorischen und inhaltlichen Entwicklung des Unternehmens
* Perspektivisch Übernahme zusätzlicher Führungs- und Leitungsverantwortung
* Kaufmännische Ausbildung oder Studium (z. B. BWL, Finance, Accounting, Wirtschaftsrecht o. ä.)
* Mehrjährige Erfahrung in Buchhaltung, Controlling, Administration oder kaufmännischer Verantwortung, idealerweise im KMU-Umfeld
* Sicheres Verständnis für Verträge, kaufmännische Risiken und unternehmerische Zusammenhänge
* Strukturierte, eigenständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
* Analytische Stärke und Fähigkeit, komplexe Sachverhalte verständlich aufzubereiten
* Kommunikationsstärke im Umgang mit Geschäftsführung, Steuerberatern, Behörden, Anwälten und Kunden
* Unternehmerisches Denken und Freude daran, Strukturen aufzubauen und weiterzuentwickeln
* Sehr gute IT-Affinität sowie Erfahrung mit digitalen Tools; idealerweise Erfahrung im Einsatz von Automatisierung oder KI zur Effizienzsteigerung im kaufmännischen Umfeld
Wichtig: Du musst nicht in allen Bereichen Expert:in sein. Entscheidend sind deine Haltung, dein Verantwortungsbewusstsein und dein Wille, dich langfristig in eine zentrale Leitungsrolle hineinzuentwickeln.
* Eine zentrale Rolle mit echtem Gestaltungsspielraum, in der du kaufmännische Themen nicht nur verwaltest, sondern aktiv weiterentwickelst
* Enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und direkter Einfluss auf unternehmerische Entscheidungen
* Ein wachsendes Unternehmen mit anspruchsvollen Aufgaben und professionellen, namhaften Kunden
* Langfristige Entwicklungsperspektive bis hin zu weitergehenden Leitungs- und Führungsfunktionen
* Kurze Entscheidungswege, pragmatisches Arbeiten und ein Umfeld, in dem Verantwortung gewollt ist
* Eine attraktive, leistungsgerechte Vergütung, die der Bedeutung der Rolle entspricht