Kompetente Rundum-Betreuung: Ihnen steht ein erfahrener fester Ansprechpartner zur Seite, der sich kompetent um die Projektbegleitung und -abwicklung kümmert. Starker Teamgeist und flache Hierarchien: Ein partnerschaftliches Miteinander auf Augenhöhe ist für uns essenziell. Offener Austausch über Kulturgrenzen hinweg: Wir setzen auf die Vielfältigkeit unserer Mitarbeiter. Unser gemeinsamer Umgang ist von gegenseitiger Wertschätzung geprägt – über alle Unternehmensebenen hinweg. Sie übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben und stellen einen reibungslosen Ablauf der administrativen Tätigkeiten sicher. Sie organisieren und koordinieren sämtliche bürowirtschaftlichen Abläufe innerhalb der Organisationseinheit. Sie beschaffen, verwalten und kontrollieren das Büromaterial und sorgen für einen bedarfsgerechten Bestand. Sie planen, bereiten Termine und Besprechungen vor und nach und gewährleisten dabei einen professionellen Ablauf. Sie empfangen Besucher und Gäste und betreuen diese während ihres Aufenthalts freundlich und serviceorientiert. Sie führen Registraturarbeiten durch und beachten dabei betriebliche sowie gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Sie erfassen und dokumentieren Bestellvorgänge und stellen eine lückenlose Nachverfolgbarkeit sicher. Sie bearbeiten Reiseanträge und Fortbildungen für die gesamte Organisationseinheit TW und koordinieren die notwendigen Abstimmungen. Sie erfassen, verteilen und archivieren die Ein- und Ausgangspost zuverlässig und termingerecht. Sie erstellen die Urlaubsplanung innerhalb der Organisationseinheit TW und überwachen deren Einhaltung. Sie führen Protokolle bei Sitzungen und Veranstaltungen und sorgen für eine präzise Dokumentation der Ergebnisse. Sie übernehmen den Schriftverkehr und kommunizieren professionell mit internen und externen Partnern. Sie bereiten Berichte, Dokumente und Präsentationen vor, erstellen und überarbeiten diese eigenständig. Sie unterstützen die Buchhaltung durch vorbereitende Arbeiten und leisten Zuarbeiten für die Lohnabrechnung. Sie führen die Projektablage, verwalten Akten und pflegen die entsprechenden Datenbanken sorgfältig. Sie pflegen das vorhandene Archiv, strukturieren und aktualisieren die Bestände regelmäßig. Sie organisieren und pflegen die Registratur, um eine effiziente Ablage und Wiederauffindbarkeit sicherzustellen. Sie sichten, bewerten und bereiten Akten auf, sortieren diese aus und übernehmen bei Bedarf die Digitalisierung. Sie führen die Anlageninventur durch und dokumentieren die Ergebnisse gewissenhaft. Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau (m/w/d) für Büromanagement, Industriekauffrau (m/w/d) oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung (m/w/d). Sie verfügen über mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat und bringen organisatorisches Geschick sowie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein mit. Sie besitzen fundierte Kenntnisse in MS Office, insbesondere in Word, Excel, Outlook und PowerPoint. Sie beherrschen die deutsche Sprache in Wort und Schrift auf sehr hohem Niveau und formulieren präzise und sicher.