Die Universität Bayreuth ist eine forschungsorientierte Universität mit international wettbewerbsfähigen und interdisziplinären Schwerpunkten in Forschung und Lehre. Anfang 2026 geht der Exzellenzcluster Africa Multiple mit Förderung der Exzellenzstrategie des Bundes und der Länder in seine zweite Laufzeit. Somit wird auch die Bayreuth International Graduate School of African Studies (BIGSAS) mit über 50 Promovierenden aus zahlreichen afrikanischen, europäischen und anderen Ländern fortgeführt. Ziel von BIGSAS ist die Durchführung und Förderung von Promotionsvorhaben im Bereich der Afrikastudien, mit und ohne Anbindung an Forschungsprojekte des Exzellenzclusters.
Bei der Bayreuth International Graduate School of African Studies (BIGSAS) ist zum 01.03.2026 oder zum nächstmöglichen Termin eine Stelle als
Assistenz des BIGSAS Managements (m/w/d)
in Teilzeit mit 30 v. H. der wöchentlichen Arbeitszeit (derzeit 12,03 Stunden) befristet voraussichtlich bis 31.12.2032 zu besetzen.
Die Stelle bietet abwechslungsreiche Aufgaben in einem kleinen, dynamischen Team mit regelmäßigen Kontakten zu Provomierenden und Betreuenden der BIGSAS. Hauptarbeitssprachen der BIGSAS sind Englisch und Deutsch.
Ihr Aufgabenbereich:
1. eigenverantwortliches allgemeines Büromanagement (Terminplanung, Abwicklung studentischer Angelegenheiten, Kommunikation mit Verwaltung, Reisekosten-abrechnungen)
2. die administrative Unterstützung der BIGSAS-Leitung und der BIGSAS-Koordinatorin in enger Kooperation mit der zweiten Teamassistenz
3. die Beantwortung von administrativen Anfragen von und Orientierungshilfe für Promovierende und Betreuende der BIGSAS
4. die administrative Begleitung von Promotionsverfahren von der Einschreibung bis zur Ausstellung der Promotionsurkunde
5. die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen des geschäftsführenden und des Steuerungsausschusses sowie der jährlichen Mitgliederversammlung (Entgegennahme, Vorprüfung und Organisation von Antragsunterlagen, administrative Umsetzung von Beschlüssen u. a.)
6. Erledigung sämtlicher Korrespondenz und Schreibarbeit in englischer, französischer/portugiesischer und deutscher Sprache, teilweise auch in weiteren in Afrika geläufigen Sprachen.
7. Pflege und Anpassung der Internetseiten
8. Umsetzung administrativer Prozesse im Campus-Management-System der Universität Bayreuth
9. die Unterstützung der Mittelbewirtschaftung in Zusammenarbeit mit der Finanzverwaltung (Drittmittelverwaltung und -abrechnung)
10. die organisatorische Unterstützung von nationalen wie internationalen Veranstaltungen der BIGSAS
11. die Mitarbeit an der Erstellung von Jahresberichten und erforderlichen statistischen Berichterstattungen
Ihr Profil:
12. ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) und vorzugsweise Berufserfahrung im Bereich internationaler Kooperation
13. sichere Beherrschung des Microsoft-Office-Pakets (Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat Professional; wünschenswert: Access)
14. sicherer Umgang mit Microsoft Teams oder die Bereitschaft, sich rasch in dieses System einzuarbeiten
15. sicherer Umgang mit Sozialen Medien
16. ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie nach Möglichkeit weitere Fremdsprachenkenntnisse
17. Kommunikations- und Teamfähigkeit, insbesondere in internationalen und interkulturellen Kontexten
18. Ansprechbarkeit im Büro an mindestens zwei Wochentagen in wechselseitig ergänzender Abstimmung mit der zweiten Assistenzkraft
19. hinreichende Belastbarkeit, die Fähigkeit situativ auf dringliche Umstände einzugehen sowie eine eigenständige und gewissenhafte Arbeitsweise
Was Sie erwarten können:
20. eine interessante, abwechslungsreiche Tätigkeit in einem freundlichen, internationalen und unterstützenden Team
21. spannende Kontakte zu einer sich ständig erneuernden, internationalen Gruppe junger Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler
22. moderne Arbeitsbedingungen in einem kreativen Arbeitsumfeld
23. einen krisensicheren Arbeitsplatz an einer modernen Hochschule
24. flexible Arbeitszeitgestaltung und Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice im Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung
25. Vereinbarkeit von Familie und Beruf
26. Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Fort- und Weiterbildung durch verschiedene Fortbildungsangebote
27. sowie weitere Vorzüge des öffentlichen Dienstes, beispielsweise JobRad, attraktive zusätzliche Altersversorgung bei der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder, vielfältige Angebote der Gesundheitsförderung, z. B. Gesundheitstage, Workshops, Aktiv-Pause sowie Möglichkeit der Teilnahme an einer sehr großen Anzahl unterschiedlichster Sportangebote im Rahmen des allgemeinen Hochschulsports
28. neben dem Erholungsurlaub und der Möglichkeit der gleitenden Arbeitszeit dienstfrei am 24.12. und 31.12. eines Jahres
Bei Vorliegen der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen erfolgt die Vergütung nach TV-L in der Entgeltgruppe 9b. Dienstort ist Bayreuth.
Die Universität Bayreuth schätzt die Vielfalt ihrer Beschäftigten als Bereicherung und bekennt sich ausdrücklich zum Ziel der Chancengleichheit der Geschlechter. Frauen werden hierbei mit Nachdruck um ihre