Area of research:
Administrative staff
Starting date:
14.08.2025
Job description:
Das Helmholtz-Institut Mainz (HIM) ist ein physikalisches Forschungsinstitut, das sich mit der Struktur, Symmetrie und Stabilität von Materie und Antimaterie beschäftigt. Es ist eine institutionelle Kooperation der Johannes-Gutenberg-Universität Mainz und des GSI Helmholtzzentrums für Schwerionenforschung in Darmstadt. Das HIM verknüpft die akademische Welt einer Universität mit den wissenschaftlichen Möglichkeiten eines international renommierten Großbeschleunigerzentrums für Ionen. Derzeit wird in Darmstadt die internationale Beschleunigeranlage FAIR ( F acility for A ntiproton and I on R esearch), eines der größten Forschungsprojekte weltweit, gebaut.
Für den Bereich Administration am Standort Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Teamassistenz für den Bereich Einkauf
Kennziffer 25.86-4301
Ihre Aufgaben:
* Eigenständige Organisation und Abwicklung des Bestellwesens am Helmholtz-Institut Mainz. Vorbereitende und koordinierende Bearbeitung von Sachverhalten im Bereich Einkauf, inkl. der Unterstützung aller wissenschaftlichen Sektionen bei der sachgerechten Verwendung der Finanzmittel in allen Belangen bei Beschaffungen für Forschungsvorhaben am Helmholtz-Institut Mainz:
o Einholen von Angeboten und Anlegen von Bestellanforderungen für die jeweiligen Fachbereiche
o Bestellüberwachung und Kontrolle des Wareneingangs inklusive Rechnungsfreigabe
o Überwachung und Pflege des Inventarwesens
o Unterstützung bei Versand- und Zollabwicklung
o Überwachung der laufenden Rahmenverträge mit den jeweiligen Dienstleistern
o Schnittstelle zum Bereich Finanzwesen im Rahmen der Jahresabschlussprüfung
o Archivierung von Dokumenten (Ablagesystem Digital / Papier)
* Klassische Sekretariatsaufgaben (Publikumsverkehr, Korrespondenz, Terminplanung, Unterstützung bei Veranstaltungen, etc.) sowie Abwesenheitsvertretung innerhalb des Bereiches
Ihr Profil:
* Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Berufserfahrung im Einkauf sowie Kenntnisse des Beschaffungswesens im öffentlichen Dienst sind von Vorteil
* Berufserfahrung im Sekretariat oder als Teamassistenz ist wünschenswert
* Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise im Team
* Professionelles und serviceorientiertes Auftreten in einem internationalen, wissenschaftlichen Umfeld
* Sichere Beherrschung von allen MS-Office-Anwendungen und Bereitschaft zur selbstständigen Einarbeitung in weitere Softwarelösungen
* Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationskompetenz in deutscher Sprache und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Wir bieten einen vielseitigen und interessanten Arbeitsplatz in einem dynamischen und gut ausgestatteten Forschungsumfeld. Die Stelle ist grundsätzlich auch in Teilzeit möglich.
Die Stelle ist unbefristet. Das Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag TVöD (Bund).
GSI fördert die berufliche Entwicklung von Frauen und begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.
Schwerbehinderte erhalten bei gleicher Qualifikation den Vorzug.
Weitere Informationen über HIM, GSI und FAIR erhalten Sie unter und
Fragen zu dieser Ausschreibung beantwortet Ihnen gerne Yvonne Zindler (Tel. +49 6131 39-29150, y.zindler(at)gsi.de ).
Wenn Sie das beschriebene Aufgabenfeld als persönliche Herausforderung ansehen, freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung unter Angabe der Kennziffer 25.86-4301, Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung, bis spätestens 12.09.2025
über das Online-Portal auf unserer Karriereseite:
Online-Bewerbungsportal
GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH
Abteilung Personal
Planckstraße 1
64291 Darmstadt
This research center is part of the Helmholtz Association of German Research Centers. With more than 42,000 employees and an annual budget of over € 5 billion, the Helmholtz Association is Germany's largest scientific organisation.
Company
The Helmholtz Association contributes to solving major challenges to assure the future of our society. With more than 47.500 people on staff in 18 national Research Centers and an annual budget of more than 6 billion euros, the Helmholtz Association is Germany’s largest scientific organization. The name Helmholtz stands for concerted research, in which networks form the key principle behind inquiring thought and action.
The profile of the Helmholtz Association
The Helmholtz Association performs cutting-edge research which contributes substantially to solving the grand challenges of science, society and industry. To succeed in meeting these responsibilities, Helmholtz concentrates its work in six research fields: Energy, Earth and Environment, Health, Information, Matter, as well as Aeronautics, Space and Transport. Within each of these fields, research programs are developed by our scientists and regularly evaluated by renowned international experts. Their evaluation forms the basis for the program-oriented funding that is allocated to Helmholtz research. Within the six research fields, Helmholtz scientists cooperate with each other and with external partners – working across disciplinary, organizational and national borders.
Moreover, Helmholtz specializes in large-scale research infrastructures – from accelerator facilities, earth observation satellites, research ships to supercomputers. They form the basis for scientific advances in tackling global societal challenges. Managing national research infrastructure is part of the Helmholtz Association's mission.
Promoting young academics
Helmholtz scientists, a high-performance infrastructure and modern and efficient research management are the ingredients to the Helmholtz Association‘s success and global impact.
Promoting young researchers is a major priority for the Helmholtz Association. Its qualification schemes for young researchers are geared mainly towards PhD students, postdocs and young managers. The Helmholtz Association has set high standards for its talent management. Its strategy begins with targeted recruitment of highly qualified staff at all levels, followed by comprehensive support aimed at further developing their potential. Ensuring equal opportunities is an essential element in all talent management activities undertaken by the Helmholtz Association.
The Helmholtz Graduate Schools and Research Schools at almost all Helmholtz Centers provide doctoral students with the general and specific skills and training they need, as well as ample opportunity to network. The period following a doctorate is decisive in determining the direction and success of a scientific career. For this reason, we established Career Development Centers for postdoctoral researchers in the Helmholtz Centers. This equips young researchers with the skills they need to go on to head a Helmholtz Investigator Group, for example. As an Investigator Group leader, junior scientists can independently set up their own group to conduct research in their specialist field and acquire management skills.
Within its talent management strategy, the Helmholtz Association pays special attention to the increased recruitment of talented female scientists both from Germany and abroad. To this end, there are currently two funding programs supporting this policy: and Helmholtz Distinguished Professorship – Funding for the recruitment of leading international female scientists (W3) .
The increasing complexity of the content, structures and framework conditions of scientific work today requires researchers to organize their projects, their employees and, of course, themselves in a highly professional and effective way. In response to these demands, we have set up the Helmholtz Leadership Academy to provide leaders in science with professional management training. Furthermore, the Helmholtz network provides a platform for the alumni of the Helmholtz Leadership Academy to come together and share their experiences of leadership, career development and lifelong learning.
All of this combined makes the 18 Research Centers of the Helmholtz Association a highly attractive environment for talented researchers from all over the world.
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Telephone
0049-30-206329-0
Location
Anna-Louisa-Karsch-Str. 2
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