ZUSAMMENFASSUNG: Der/die Bürokoordinator*in und Projektspezialist*in ist für das Büromanagement zuständig; er/sie kümmert sich um lokale Anbieter und Dienstleister; er/sie unterstützt die Auswahl von und die Verhandlungen mit Dienstleistern und externen Anbietern; er/sie sorgt für den reibungslosen Betrieb unseres Büros; er/sie ist verantwortlich für die Koordination von Aktivitäten, wie z. B. Firmenfeiern, Teambuilding und Veranstaltungen in der Communcity rund um die Firma; er/sie unterstützt den Geschäftsführer bei organisatorischen Aufgaben nach Bedarf. Die Position erfordert ein hohes Maß an Diskretion, Planung, Flexibilität und Organisation.
Was Deine Aufgaben wären:
* Organisation von Terminen und Meetings sowie Management des Büroalltags
* Korrespondenz mit internen und externen Stakeholdern
* Handling, Auswahl und Betreuung lokaler Anbieter für Bürodienstleistungen und Verbrauchsmaterialien
* Organisation von Firmenfeiern und Teamevents
* Verantwortung für den Posteingang und Weiterleitung an die zuständige Abteilung oder Person
* Unterstützt die Geschäftsführung in Büro- und Verwaltungsangelegenheiten
* Begrüßt Besucher, indem er/sie persönlich oder am Telefon willkommen heißt und Anfragen beantwortet oder an die zuständige Abteilung weiterleitet
* Hält die Sicherheit aufrecht, Überwacht das Logbuch überwacht, Stellt Besucherausweise aus usw.
* Sonstige Aufgaben nach Bedarf
Was Du mitbringen solltest:
Matura, Lehre
Zweisprachig: Deutsch/Englisch
2 Jahre einschlägige Berufserfahrung.
Ausgezeichnete kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten
Sicherer Umgang mit MS-Office Applikationen (Word, Excel, PPT, Outlook, OneNote)
Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail
Sehr gutes Zeitmanagement
Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld gut zu funktionieren
Grundlegendes Verständnis von Verwaltungs- und Büroverfahren und -systemen
BEVORZUGTE ANFORDERUNGEN:
* Bachelor-Abschluss
* Fähigkeiten im Projektmanagement
* Grundlegende Erfahrung im Lieferantenmanagement