Ihr Aufgabengebiet
Allgemeines Office-Management
_Schnittstellenmanagement zwischen allen Bereichen der Hochschule
_Enge Zusammenarbeit im Team Hochschulmanagement
_Unterstützung bei internen Prozessen und Projekten
_E-Mail- und Telefonmanagement sowie Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner*innen
_Terminkoordination und Terminmanagement für das Rektorat und die Gremienarbeit
_Organisation von Besprechungen, Sitzungen und Reisen
_Koordination von Abläufen und Wiedervorlagen sowie Fristenkontrolle
_Erstellung und Koordination von Videokonferenzen mit Konferenztechnik
_Akten- und Dokumentenmanagement und Pflege von Verteilern, Datenbanken und Ablagestrukturen
_Empfang und Betreuung von Gästen und Unterstützung bei kleineren Veranstaltungen des Rektorats
Ihr Profil
_Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder
_Erfolgreicher Abschluss des Angestelltenlehrgangs oder
_Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten oder
_Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Bürokauffrau/Bürokaufmann oder
_Äquivalente abgeschlossene Ausbildung dem Aufgabengebiet entsprechend
_Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung auf Assistenzebene im Leitungsumfeld einer Hochschule, sonstigen öffentlichen Einrichtungen, eines Unternehmens etc.
_Sehr gute Kenntnisse im Office-Management (Erstellung von E-Mails, Briefen, Faxen, Vermerken, Protokollen, Unterlagen, Gremienvorlagen)
_Hervorragende Kommunikationsfähigkeit
_Sehr gute Fähigkeiten, Unvorhergesehenes aufzunehmen, zu priorisieren und bearbeiten
_Sehr gute Selbstorganisation sowie eigenständige und präzise Arbeitsweise
_Sichere Kenntnisse in Anwendungen des Office-Pakets und Adobe Acrobat/Pro
_Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift sowie sichere gendersensible Ansprache
Wir bieten
_Eine spannende und abwechslungsreiche Position mit herausfordernden Tätigkeiten inmitten eines künstlerischen Umfeldes
_Einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst mit adäquater Bezahlung inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Altersvorsorge
_Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und Büroräume, die gut per Bus und Bahn zu erreichen sind
_Ein Arbeiten auf Augenhöhe in einem motivierten und dynamischen Team sowie ein kooperatives und respektvolles Miteinander
_Kostenfreie Tickets für Veranstaltungen an Folkwang
Vergütung
Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 9a des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) sowie allen im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen.
Allgemeine Hinweise zum Bewerbungsverfahren
Die Folkwang Universität der Künste zielt darauf, die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter und Lebensweisen zu fördern und Einstellungsverfahren diskriminierungssensibel umzusetzen. Wir möchten, dass sich gesellschaftliche Vielfalt an der Hochschule widerspiegelt und setzen uns für mehr Chancengerechtigkeit ein. Wir begrüßen Bewerbungen aller Interessierten, unabhängig von Herkunft, Erscheinungsbild, Beeinträchtigung, sozialem Status, Religion, Alter, geschlechtlicher und sexueller Identität.
Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungs‐ und Arbeitsbereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, unter besonderer Berücksichtigung eines intersektionalen Ansatzes. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt.
Menschen mit Behinderung bzw. diesen Gleichgestellte im Sinne des § 2 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Die Folkwang Universität der Künste versteht sich als familienfreundliche Hochschule und fördert Maßnahmen zur besseren Vereinbarkeit von Arbeit und Leben.
Hinweis zum gendersensiblen Formulieren
Die Folkwang Universität der Künste nutzt den Gender-Stern und genderneutrale Formulierungen, um verschiedene Identitäten sprachlich einzuschließen.