WE ARE
Wir sind We are Family, die Kommunikationsagentur für Marketing und Bildungskommunikation für Kids, Teens, junge Erwachsene und ihre Wegbegleitenden. Die Zielgruppe soll es feiern! – das ist der Anspruch unserer Arbeit. Als interdisziplinäres, dynamisches und kreatives Team haben wir den Drive, uns und unsere Kund:innen immer weiterzuentwickeln – im deutschsprachigen Raum genauso wie weltweit in Zusammenarbeit mit dem We are Family Agenturnetzwerk. Wir leben New Work und arbeiten flexibel in Zeit und Ort – ein modernes Office in Standort Stuttgart darf dabei nicht fehlen. Mit unserer Agentur und unserem Team planen wir weiter zu wachsen.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Stuttgart (hybrid) eine:n HR-Assistenz (m/w/d) mit einem Arbeitsumfang von 75%.
Als HR-Assistenz (m/w/d) unterstützt Du den Senior HR Manager im Tagesgeschäft. Du übernimmst administrative Aufgaben, hältst Prozesse am Laufen und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt. Du berichtest an den Director Finance.
DEINE AUFGABEN
Recruiting-Support
* Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen
* Bewerbermanagement: Eingangsbestätigungen, Terminkoordination, Absagen
* Sichtung und Vorqualifizierung von Bewerbungsunterlagen
* Vorbereitung von Unterlagen für Vorstellungsgespräche
* Unterstützung beim Onboarding (Checklisten, Zugänge, Willkommenspaket)
Administrative Unterstützung
* Pflege der Personalstammdaten und digitalen Personalakten (Personio)
* Vorbereitung von Vertragsunterlagen nach Vorlage
* Erstellung von Standardbescheinigungen und Zeugnissen (nach Vorlage)
* Vorbereitende Lohnbuchhaltung
* Prüfung von Fehlzeiten, Urlauben und Reisekosten
* Unterstützung bei arbeitsrechtlichen und administrativen Personalthemen
* Koordination des On- und Offboardingprozesses
Organisation & Koordination
* Terminkoordination für Mitarbeitendengespräche und Schulungen
* Organisation von Weiterbildungen (Anmeldung, Räume, Unterlagen)
* Pflege von HR-Tools (Personio, Easyjob), Listen und Übersichten
* Erste Anlaufstelle für einfache Routinefragen
Zuarbeit
* Recherche und Informationsaufbereitung
* Erstellung von Auswertungen und Statistiken
* Unterstützung bei HR-Projekten nach Vorgabe
DEIN PROFIL
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
* Erste Erfahrung im Personalbereich oder starkes Interesse an HR
* Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
* Hohe Organisationsfähigkeit und Zuverlässigkeit
* Ausgeprägte Kommunikationsstärke und Serviceorientierung
* Gute Kenntnisse in MS Office
* Diskretion und Freude an der Arbeit mit Menschen
BENEFITS
* Entspannte Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
* Flexible Arbeitszeiten sowie Homeoffice & Remote Work in Eigenentscheidung
* Flexible Teilzeitmodelle
* Sonderleistungen wie z. B. Fahrtkosten oder KITA Zuschüsse
* Transparentes und attraktives Bonusmodell im Sinne der Mitarbeitendenbeteiligung
ART DER STELLE
* Teilzeit 75%
* Hydrid in Stuttgart