Für unseren Kunden, den global führenden Anbieter von Lösungen für den Materialfluss aus der Schweiz, sind wir aktuell auf der Suche nach einem persönlichen Assistenten (m/w/d) für den COO in Vollzeit nahe Sinsheim.
Aufgaben
* Komplexe Terminplanung: Verwaltung des persönlichen Kalenders des COO (Planung von Terminen, Besprechungen und Reisevorbereitungen)
* Bearbeitung des persönlichen Email-Postfach des COO nach dem Postkorb-Prinzip
* Vorbereitung, Bearbeitung und strukturierte Ablage von Dokumenten, Berichten und Präsentationen
* Wirken als Bindeglied zwischen COO und internen/externen Stakeholdern
* Professionelle und vertrauliche Kommunikation über diverse Kanäle einschließlich E-Mails und Telefonaten in Deutsch und Englisch
* Organisation interner und externer Besprechungen/ Veranstaltungen, einschließlich der Erstellung einer Tagesordnung und Nachverfolgung von festgelegten Maßnahmen/ Aktivitäten
* Unterstützung beim Projektmanagement und Terminüberwachung von Maßnahmen
* Erstellen von Präsentationen/ Auswertungen und Analysen in verschiedenen MS Office Programmen
* Organisation, Koordinierung und Teilnahme an Veranstaltungen des Unternehmens nach Bedarf
* Unterstützung bei persönlichen Anliegen des COO nach Bedarf (Ad-hoc-Anfragen, Sonderprojekte etc.)
Qualifikation
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliches Studium oder eine ähnliche Qualifikation
* Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistenz des COO/ CEO oder in ähnlicher Funktion (bspw. Chefsekretär/in)
* Loyalität, Eigeninitiative und Engagement
* Professioneller Umgang mit Microsoft Office 365, Steno von Vorteil
* Hervorragende planerische- und organisatorische Fähigkeiten und effizientes Zeitmanagement
* Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
* Fähigkeit, Aufgaben in einem dynamische Umfeld effektiv zu priorisieren
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. Level C1) in Wort und Schrift
* Diskretion und eine ausgeprägte interkulturelle Kompetenz
* Starke Identifikation mit unseren Unternehmenswerten: Long-term thinking, Committed to excellence, Always respectful, Passionate about customers
* grundlegendes technisches Verständnis
* Reisebereitschaft zu Messeauftritten/Veranstaltungen (ca. 4x pro Jahr)
Benefits
* Attraktive Arbeitgeberleistungen: Jobrad, 30 Tage Urlaub, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Vermögenswirksame Leistungen
* Offene Unternehmenskultur: Sehr gutes Betriebsklima, individuelle Einarbeitung, diverse Teamevents
* Agiles Arbeitsumfeld: Modernes und sauberes Produktionsumfeld, kurze Entscheidungswege durch flache Hierarchien, Gleitzeit
* Persönliche Weiterentwicklung: abteilungsinterner Schulungsplan, abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben in einem internationalen Unternehmen
* Viele zusätzliche Benefits: frisches Obst, Wasser und einen Parkplatz stellen wir kostenlos zur Verfügung
* Vergünstigte Preise beim Kaffee und Mittagessen
Sind Sie an der Aufgabe interessiert und in Kürze verfügbar?
Dann freuen wir uns auf Ihre Nachricht.