Assistenz (m/w/d) für das büro des direktoriums

Das GEOMAR Helmholtz-Zentrum für Ozeanforschung Kiel ist eine von der Bundesrepublik Deutschland (90 %) und dem Land Schleswig-Holstein (10 %) gemeinsam finanzierte Stiftung des öffentlichen Rechts. Es gehört zu den international führenden Einrichtungen auf dem Gebiet der Meeresforschung.

Wir erforschen den globalen Ozean vom Meeresboden bis in die Atmosphäre, um das Ozeansystem zu verstehen und die Entwicklung nachhaltiger Lösungen für drängende gesellschaftliche Probleme zu ermöglichen. Unsere Forschung deckt ein einzigartiges Spektrum von physikalischen, chemischen, biologischen und geologischen Prozessen im Ozean ab.

Zur Unterstützung unserer Schnittstelle zwischen dem Direktorium und den unterschiedlichen Bereichen des Zentrums sowie externer Organisationen und Partner sucht unsere Leitung des Direktoriumsbüros eine

Assistenz (m/w/d) für das Büro des Direktoriums

- E8, Vollzeit, unbefristet -

Sie unterstützen und begleiten Abläufe in der Organisation des Direktoriumsbüros und fungieren als Ansprechperson für in- und externe Anfragen. Zu Ihren Aufgaben dieser vertrauensvollen Position gehören u. a.:

• Erstellung deutsch- und englischsprachiger Korrespondenz einschließlich erforderlicher Recherchen
• Koordination, Planung und Überwachung von Terminen
• telefonische Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen inklusive Zusammenstellung und Aufbereitung relevanter Unterlagen in enger Abstimmung mit den jeweiligen Personen
• Organisation, Betreuung und Nachbereitung von Veranstaltungen für die Mitglieder des Direktoriums
• Empfang und Betreuung von Besucher:innen einschließlich Reiseorganisation
• Durchführung allgemeiner Verwaltungsaufgaben, insbesondere Stammdatenpflege, Büromaterialbeschaffung sowie Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• einschlägige Berufserfahrung als Assistenz, idealerweise im Leitungsbereich
• sicherer Umgang mit gängiger Bürokommunikationssoftware und Videokonferenzsystemen
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• serviceorientiertes, offenes und sicheres Auftreten sowie gute Umgangsformen, Diskretion
• hohes Maß an Selbstständigkeit, persönlichem Engagement, Belastbarkeit sowie eine schnelle Auffassungsgabe, Teamfähigkeit
• Organisationsgeschick sowie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise

Von Vorteil sind außerdem:

• hohes Maß an Kontakt- und Kommunikationsfähigkeit, sorgfältiger Arbeitsstil
• berufliche Erfahrung im Umgang mit Aufgabenmanagementtools
• Englischkenntnisse mit Nachweis B2

• gute Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben: Wir bieten u. a. die Möglichkeit des mobilen Arbeitens und der individuellen Arbeitszeitgestaltung in Absprache mit der Vorgesetzten, Ferienkurse für die Kinder unserer Mitarbeitenden sowie eine gute Unterstützung bei der Suche nach einem Krippenplatz am Standort Kiel
• Unterstützungsangebote für berufliche und persönliche Lebenssituationen
• Tätigkeit im Umfeld der Meeres- und Klimaforschung, einem zukunftsweisenden Bereich mit gesellschaftlicher Bedeutung
• 30 Urlaubstage und zusätzlich arbeitsfrei an Weihnachten und Silvester
• betriebliche Altersvorsorge und vermögenwirksame Leistunge

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