Company Description AbbVie's mission is to discover and deliver innovative medicines and solutions that solve serious health issues today and address the medical challenges of tomorrow. We strive to have a remarkable impact on people's lives across several key therapeutic areas u2013 immunology, oncology, neuroscience, and eye care u2013 and products and services in our Allergan Aesthetics portfolio. For more information about AbbVie, please visit us at www.abbvie.com. Follow @abbvie on X, Facebook, Instagram, YouTube, LinkedIn and Tik Tok (https://www.tiktok.com/@abbvie). Job Description Gemeinsam Grou00dfes bewegen u2013 mit einer Karriere, die Dich inspiriert Gemeinsam Grou00dfes bewegen u2013 mit einer Karriere, in der Du mehr erreichen kannst Herzlich willkommen bei Abbvie! Als Teil eines internationalen Unternehmens mit u00fcber 48.000 Mitarbeitern weltweit und rund 3.000 Mitarbeitern in Deutschland hast Du die Mu00f6glichkeit, eng mit uns zusammenzuarbeiten, um die gesundheitlichen Herausforderungen von morgen zu meistern. Du hast eine Leidenschaft fu00fcr die Verbesserung der Gesundheitsversorgung auf der ganzen Welt? Du mu00f6chtest Dein Fachwissen einsetzen, um die Lebensqualitu00e4t von Patienten zu verbessern? In einem herausfordernden Arbeitsumfeld, das Dir die Mu00f6glichkeit bietet, Deine eigenen Fu00e4higkeiten zu erweitern und zu entwickeln? Dann bist Du bei uns richtig! Gemeinsam grou00dfes bewegen u2013 als Administrative Assistant ISG Headoffice (all genders) (Voll- oder Teilzeit, unbefristet) Aufgabengebiet Selbstu00e4ndige Assistenz- und Planungstu00e4tigkeiten sowie organisatorische Tu00e4tigkeiten Korrespondenz in Deutsch und Englisch Unterstu00fctzung der zum Betreuungsbereich gehu00f6renden Mitarbeiter bei jeglichen administrativen Aufgabenstellungen Organisation von Bu00fcroumzu00fcgen, auch fu00fcr ganze Abteilungen, Ansprechpartner fu00fcr das Raummanagement und die technischen Teams, Ausstattung von Arbeitsplu00e4tzen Terminplanung und u2013Koordination der Bereichsleiter, Postbearbeitung selbstu00e4ndige Organisation von Dienstreisen und Seminaren im In- und Ausland einschlieu00dflich Bearbeitung der Spesenabrechnungen selbstu00e4ndige Organisation von internen und externen Meetings (Workshops/Offsite-Meetings etc.) Kunden- und Gu00e4stebetreuung: Erstellung der Agenda, Terminvereinbarungen (auch mit internationalen Gu00e4sten), Buchen von Hotelzimmern, Organisation von Reisen, Special-Events und Abendveranstaltungen Selbstu00e4ndige Erstellung von Bestellungen u00fcber diverse Systeme Erstellung und Aufbereitung von Pru00e4sentationen und Dokumenten allgemeine Sekretariatsarbeiten Organisation des Strahlenschutz-Bereitschaftsdienstes (Pru00fcfung der Verfu00fcgbarkeit, Erstellung des Bereitschaftsdienstplans, Berechnung der Bereitschaftszuschlu00e4ge) Organisation und Bearbeitung der Sicherheitsbegehungen fu00fcr 5 Bereiche: Terminfindung, Begleitung und Protokollerstellung, Abarbeiten der Findings, Kontrolle der Reparaturen, Eintrag ins EHS-Tool (Bu00fcros der Geschu00e4ftsleitung und von RDSOS, sowie Auditorium nebst Technikru00e4umen in LU 11 EG und 1. OG und LU 17 EG und 2. OG, Archivru00e4ume der Geschu00e4ftsleitung und von RDSOS in LU 11 KG und LU 17 KG, Labor- und Lagerstu00e4tten RDSOS, Bu00fcroru00e4ume RMA und Betreuungsbereiche des ISG Head Offices in LU 71, 2. OG, und LU 55, 1. OG, Bu00fcroru00e4ume von Pharmacometrics in LU 34, 2. OG) Betreuung des Auditoriums sowohl im Buchungsprozess wie auch das Hochfahren der Technik fu00fcr die dort stattfindenden Veranstaltungen Posterdruck u2013 Ausfu00fchrung und Verwaltung Mitarbeit bei der Harmonisierung der Ablu00e4ufe innerhalb des ISG Headoffice mit Schwerpunkt Digitalisierung Pflege der Verteiler und Organigramme der gesamten RDSOS Abteilung, lokal wie auch global Qualifications Qualifikationen Kaufmu00e4nnische oder u00e4hnliche Ausbildung mit mindestens fu00fcnfju00e4hriger entsprechender Berufserfahrung Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift Sichere Anwenderkenntnisse von MS-Office und Outlook Teamplayer und Freude an der Arbeit im Team eigenstu00e4ndige Arbeitsweise / Stressresistenz Sicheres, freundliches und u00fcberzeugendes Auftreten Wie wir gemeinsam Grou00dfes bewegen mit einem diversen Arbeitsumfeld, wo Du etwas bewirken kannst mit einer offenen Unternehmenskultur mit einer attraktiven Vergu00fctung mit einem intensiven Onboarding inkl. einem Mentor *in mit flexiblen Arbeitsmodellen fu00fcr eine gesunde Work-Life-Balance mit einem betrieblichen Gesundheitsmanagement mit umfassenden Gesundheits- und Bewegungsprogrammen mit betrieblichen Sozialleistungen mit vielfu00e4ltigen Karrieremu00f6glichkeiten in einer internationalen Organisation mit hochkaru00e4tigen, attraktiven Entwicklungsmu00f6glichkeiten mit einem starken, internationalen Netzwerk Wir wurden mehrfach und weltweit zum u201eGreat Place to Worku201c gewu00e4hlt und sind stolz darauf, unseren Mitarbeitern*innen die Flexibilitu00e4t zu bieten, die eine gesunde Work-Life-Balance gewu00e4hrleistet. Wir nehmen unseren Einfluss auf die Umwelt und die Gesellschaft ernst und konzentrieren und deshalb darauf, regelmu00e4u00dfig etwas zuru00fcckzugeben. Wir engagieren uns fu00fcr Gerechtigkeit, Gleichheit, Vielfalt und Inklusion (EED&I) u2013 das ist von grundlegender Bedeutung fu00fcr uns. Dazu gehu00f6rt die Wertschu00e4tzung unterschiedlicher Perspektiven, die Schaffung einer integrativen Kultur und der wu00fcrdevolle und respektvolle Umgang mit allen Mitarbeitern*innen. Bei AbbVie zu00e4hlt Dein individueller Beitrag u2013 Hilf uns, gemeinsam Grou00dfes zu bewegen. Sei ein Teil von unserem Erfolg und wachse mit uns u2013 und wachse u00fcber Dich hinaus! Klingt wie die perfekte Karrierechance fu00fcr Dich? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung. Alles, was Du benu00f6tigst, ist ein vollstu00e4ndiger Lebenslauf u2013 alles Weitere besprechen wir dann persu00f6nlich mit Dir. Hast Du noch Fragen? Schicke gerne eine E-Mail an TalentAcquisition.de@abbvie.com - ich freue mich auf Deine Kontaktaufnahme! ISG: Abteilung: Infrastructure Solutions Germany Besetzung in Teilzeit (80%) mu00f6glich Additional Information AbbVie is an equal opportunity employer and is committed to operating with integrity, driving innovation, transforming lives and serving our community.u202f Equal Opportunity Employer/Veterans/Disabled. US & Puerto Rico only - to learn more, visit https://www.abbvie.com/join-us/equal-employment-opportunity-employer.html US & Puerto Rico applicants seeking a reasonable accommodation, click here to learn more: https://www.abbvie.com/join-us/reasonable-accommodations.html