Tätigkeitsbeschreibung / Hauptaufgaben:
Aufgabenbereich 1: Organisation, Umsetzung und Datenpflege des Anmeldeverfahrens der Klient:innen
* Bearbeitung der Anmeldeunterlagen
* Kontaktpflege zum Klientel (Telefon, E-Mail,)
* Erstellung und Versand von Serienbriefen und individuellen Anschreiben
* Management von Kostenzu- und absagen
* Telefonische Terminierung und Koordination von Beratungsterminen
* Aktenarchivierung und -pflege (Sortierung, Verschliff, datenschutzkonforme Ablage)
Aufgabenbereich 2: Organisation des Büromaterials
* Materialbestellung und Beschaffung
* Bestandsorganisation von Handreichungen (Fragebögen, Fachartikel, etc.)
* Verwaltung von Lagerung, Nachbestellungen und Inventur
Aufgabenbereich 3: Erstellung von Therapiematerialien und Hilfsmitteln
* Erstellung von laminiertem Bildmaterial, Kommunikationsordnern, Bildtafeln, etc.
* Gestaltung und Umsetzung von UK-Materialien (Unterlagen für Kund:innen) über PowerPoint
Qualifikation (Anforderungen / Kenntnisse):
* Organisationstalent, strukturiertes Arbeiten, Genauigkeit
* Grundkenntnisse in Büro- und Datenmanagement
* Erfahrung mit Office-Programmen (insb. PowerPoint, Word, Excel)
* Kommunikationsstärke, serviceorientierte Haltung
* Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Daten
* Teamfähigkeit und eigenständige Arbeitsweise
* Grundverständnis für barrierefreie Materialien (optional)
Erwartete Ergebnisse
* Reibungsloser Anmeldeprozess und zeitnahe Benachrichtigungen
* Vollständige, ordnungsgemäße Aktenführung und Archivierung
* Verfügbarkeit von benötigtem Büromaterial
* Qualitativ hochwertige Therapiematerialien und UK-Materialien
Optional ergänzende Zusatzleistungen
* Entwicklung von Checklisten und Vorlagen zur Standardisierung der Prozesse
* regelmäßiges Reporting über Status von Anmeldungen, Terminen und Materialbeständen
Was wir bieten:
* eine Tätigkeit in einem 4-köpfigen Team, dass großen Wert auf Kollegialität und Miteinander legt
* eine abwechslungsreiche Tätigkeit, die besonders auch für Personen interessant ist, die sich im Bereich der unterstützten Kommunikation weiterbilden möchten
* Vergütung gemäß TVöD (kommunal)
* Möglichkeit zum Erwerb eines kostengünstigen Job-Tickets/Deutschlandtickets
* Angebot zur betrieblichen Gesundheitsförderung (EGYM Wellpass)
Für Fragen wenden Sie sich bitte an Annette Maassen und Nele Pielhoop, Leitung der Beratungsstelle
( (069) 94 340 95 – 80 und besuchen Sie unsere Homepage: www.andere-worte.de
Ihre Bewerbung senden Sie bitte über unser Onlineportal (www.vae-ev.de/stellenangebote) an die Personalabteilung der Geschäftsstelle im vae.
Verein Arbeits- und Erziehungshilfe e.V.
- Personalabteilung –
Karlsruher Straße 9
60329 Frankfurt